Personal- und Organisationsbenchmarking

Mit einem Personal- und Organisationsbenchmarking können Sie von Best-Practice-Beispielen lernen, ihre Organisation an Kundenanforderungen ausrichten und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern.

Herausforderung

Zur Sicherung und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit ist eine ständige überprüfung der Kosten- und Leistungsstrukturen im Unternehmen notwendig. Insbesondere die Personalkosten sind ein wichtiger Stellhebel zur Beeinflussung der Wettbewerbsposition. Jedoch ist nicht nur die tatsächliche Höhe der Personalkosten von Bedeutung, sondern vor allem auch die Personalverwendung. Somit muss ebenfalls die Verteilung des vorhandenen Personals auf die einzelnen Funktionsbereiche oder Geschäftsprozesse kontinuierlich geprüft werden.

Das TCW-Konzept

Das Personal- und Organisationsbenchmarking des TCW ist eine Methode zur Positionsbestimmung im Spannungsfeld zwischen dem notwendigen Minimum an Ressourcen zur Aufgabenerfüllung und dem Maximum an betriebswirtschaftlicher Verträglichkeit. Sowohl die Personalverteilung innerhalb der Organisation als auch die Organisation an sich wird dahingehend überprüft, ob sie den Kundenanforderungen definierten Effizienzkriterien entspricht.

Für die Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarkings bestehen verschiedene Anlässe. In den meisten Fällen sind es Veränderungen bei Kundenanforderungen oder im Wettbewerbsumfeld, die zu neuen Anforderungsprofilen führen und eine Anpassung der Kostenstrukturen erfordern. Das Personal- und Organisationsbenchmarking kann jedoch auch die Basis für grundlegende Neuausrichtungen im Unternehmen sein.

Die Zielsetzungen des Personal- und Organisationsbenchmarkings sind vielfältig. Erreicht werden soll eine Bewertung der heutigen Personalverteilung und Organisation sowie eine Ermittlung von Potenzialen hinsichtlich der Personalkosten und Personalverwendung. Zudem sollen Gestaltungsempfehlungen für die Organisation erarbeitet werden, die Mitarbeiter und Führungskräfte motivieren und den langfristigen Unternehmenserfolg sichern.

Ausgangspunkt des Personal- und Organisationsbenchmarkings sind die Personalbedarfsplanung und die Gemeinkostenwertanalyse. Beide Verfahren sind durch eine interne Betrachtungsweise geprägt, so dass diese durch externe Vergleichswerte ergänzt werden müssen. Hierzu werden im Rahmen eines Benchmarkings einzelne KPIs mit Werten von Wettbewerbern oder Unternehmen anderer Branchen verglichen, die eine ähnliche Aufgabenstellung oder ein vergleichbares Anforderungsprofil aufweisen. Hieraus ergeben sich Best-Practice-Lösungen, die als Orientierungshilfe für eine Neuausrichtung dienen. Durch die gleichzeitige Betrachtung mehrerer Vergleichswerte von erfolgreichen Unternehmen, können Erfolgsmuster ermittelt werden. Diese Muster dienen als Handlungsleitlinie zur Erreichung eines nachhaltigen unternehmerischen Erfolgs.

Die Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarkings umfasst fünf Module, die sukzessive abgearbeitet werden.

Im ersten Modul erfolgt die Erarbeitung des Projektleitfadens. Der Untersuchungsbereich ist exakt abzugrenzen und ein Projektteam zu definieren. Die Projektziele sind festzulegen und mit den Führungskräften abzustimmen. Die Projektvorgehensweise, Arbeitspakete und ein Terminplan sind zu verabschieden und ein Kommunikationskonzept muss festgelegt werden. Wesentlich für den Projekterfolg ist ein gemeinsames Verständnis über die Ziele, Aufgaben und Art der Zusammenarbeit. Im Rahmen der Erarbeitung des Projektleitfadens werden bestehende Vorarbeiten gesichtet und die Kostenstruktur sowie die Organisations- und Mitarbeiterstruktur analysiert.

Im zweiten Modul finden Detailanalysen zur Leistungsbestimmung der Organisation statt. Hierfür werden Interviews mit Führungskräften der ersten und zweiten Ebene durchgeführt. Wesentliche Kennzahlen (KPIs) werden definiert und aufgenommen. Zudem werden Schnittstellen-, Funktions- und Leistungsanalysen durchgeführt sowie die funktionalen und organisatorischen Stärken und Schwächen bestimmt. Im Ergebnis kann die Ist-Situation in der derzeitigen Organisation dargestellt werden.

Im dritten Modul erfolgt der Vergleich der erhobenen Kennzahlen mit externen Daten sowie das interne und externe Benchmarking. Unter Berücksichtigung von geschäfts- und branchenspezifischen Gegebenheiten wird das Benchmarking durchgeführt. Die Ergebnisse können interpretiert, Erfolgsmuster identifiziert und mit der derzeitigen Personalbedarfsplanung gespiegelt werden. Zusätzlich kann eine Gemeinkostenwertanalyse zur Bestätigung der ermittelten Optimierungs- und Kostensenkungspotenziale durchgeführt werden. Die Potenziale werden in Handlungsempfehlungen und Zielvorgaben überführt und ein grober Umsetzungsplan definiert. Das Ergebnis sind definierte Potenziale und Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Organisation.

Im vierten Modul erfolgt die Detailkonzeption und Definition einzelner Umsetzungsmaßnahmen als Grundlage für die Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen. Diese basieren auf den im dritten Modul abgeleiteten Handlungsempfehlungen. Neben der Erarbeitung von Maßnahmen zur Potenzialrealisierung werden Controlling-Kenngrößen und Einführungsstrategien diskutiert, bewertet und ausgewählt. Zudem wird der Realisierungszeitraum für die Maßnahmen festgelegt. Die Maßnahmen und der Umsetzungszeitplan werden aktiv an die Belegschaft kommuniziert. Das Ergebnis des Moduls ist ein detaillierter Umsetzungsplan mit Einzelmaßnahmen.

Das fünfte Modul beinhaltet die Umsetzungsbegleitung und das Controlling der Maßnahmen sowie die Identifikation und Beseitigung von Hindernissen bei der Implementierung der neu gestalteten Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen. Dies wird in einem Maßnahmen- und Ergebniscontrolling nachgehalten und in regelmäßigen Abständen berichtet. Das Ergebnis ist ein regelmäßiger Report über den Fortschrittsgrad der Umsetzungsmaßnahmen.

Ergebnisse / Potenziale

Das TCW legt bei der Durchführung seiner Projekte großen Wert auf die Nachhaltigkeit der Ergebnisse. Dies gilt umso mehr, wenn die Optimierungsansätze personelle Veränderungen mit sich bringen, wie dies hier der Fall sein kann. Aus der Erfahrung bisher durchgeführter Projekte kann durch ein Personal- und Organisationsbenchmarking in den indirekten Bereichen ein Verbesserungspotenzial von 13% bis 27% bei den Personalkosten realisiert werden. Durch neue Personalverteilungen, Prozesse und Strukturen kann zudem die Durchlaufzeit von Aufträgen um bis zu 79% reduziert werden. Der Umsetzungszeitraum bis zur vollständigen Realisierung aller Maßnahmen liegt zwischen einem und drei Jahren.

Weiterführende Literatur zum Thema Personal- und Organisationsbenchmarking

• Personal- /Organisationsbenchmarking
  Overhead Value Analysis - Leitfaden zur bedarfsgerechten Personaldimensionierung
• Gegenseitige Auditierung
  Selbstcontrolling und Lerntransfer für Unternehmen, Zulieferanten und Vertriebsorganisationen
• Personal- und Führungskräfteaudit
  Leitfaden zur Analyse des Managementpotentials und der Problemlösungskapazität der Mitarbeiter
• Unternehmensentwicklung
  Methoden für eine nachhaltige profitable Unternehmensführung

Praxisbeispiele zum Thema Personal- und Organisationsbenchmarking

• Personal- und Organisationsbenchmarking mittels Prozessanalysen
• Personalbenchmarking in indirekten Bereichen

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