Einführung von ERP-Systemen in KMU

ERP-Systeme bilden das Rückgrat eines Unternehmens und sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Viele KMUs stehen derzeit vor der Herausforderung, dass langjährig gewachsene und weiterentwickelte ERP-Systeme an Grenzen stoßen, sei es aufgrund der Erreichung von Leistungsschranken oder aufgrund von alten Soft- oder Hardwarestandards, die nicht mehr oder nur unter großen Anstrengungen aktualisiert werden können. Für die Unternehmen ist daher die Frage nach einem geeigneten ERP-System-Anbieter zu beantworten. Außerdem ist zu überlegen, wie im Zuge der ERP-Neueinführung mit den bestehenden Unternehmensabläufen und Prozessen umgegangen werden soll. Aufgrund der komplexen Aufgabenstellung empfiehlt es sich, den ERP-Einführungsprozess sorgfältig zu planen und die Hilfe von Experten hinzuzuziehen. Als erfolgversprechende Vorgehensweise empfiehlt TCW die Optimierung der Prozesse parallel zur Auswahl des ERP-Systems.

Prozessreorganisation

Zahlreiche ERP-Einführungsprojekte haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, im Zusammenhang mit der Einführung von ERP-Systemen die Prozesslandschaft des Unternehmens grundlegend zu optimieren. Neben den generellen Zielen, wie Verbesserung der Prozesszeiten, der Prozessdurchgängigkeit sowie der Prozessqualität, empfehlt sich in diesem Kontext die Orientierung der Sollprozesse möglichst nah an ERP-typischen Referenzprozessen.

Um dies zu erreichen, wird als erster Schritt in einem Strukturierungsworkshop die Unternehmens-Prozesslandschaft als Basis, für weitere Detailworkshops erarbeitet und auf Ebene der Hauptprozessschritte abgebildet. Anschließende Detailworkshops dienen der detaillierten Erfassung der Ist-Abläufe. Bereits in diesem Stadium werden identifizierte Handlungsfelder in den Prozess gespiegelt sowie erste Ansatzpunkte zur Verbesserung vermerkt.

Die anschließende Sollprozessmodellierung berücksichtigt Aspekte aus ERP-typischen Referenzprozessen, sowie allgemeine und prozessspezifische Optimierungsansätze. Parallel dazu werden die, zur Optimierung notwendigen Maßnahmen in Maßnahmenplänen dokumentiert sowie Termine und Verantwortlichkeiten definiert. Durch die vorherige Prozessoptimierung wird gewährleistet, dass bei der ERP-Neueinführung der unternehmensindividuelle Anpassungsaufwand von Softwarelösungen, wenn nicht auf Null, so dennoch maßgeblich reduziert und auf Lösungen möglichst nah am Standard zurückgegriffen werden kann. Auch im Hinblick auf spätere Updates der ERP-Software ist dies von großem Vorteil.

ERP-Auswahl

Die ERP-Auswahl folgt einem klar gegliederten Vorgehen in mehreren Stufen. Nach der Ist-Prozessaufnahme wird eine erste Definition von Anforderungen an ein ERP-System vorgenommen. Über eine Marktrecherche anhand grober Anforderungsprofile lässt sich eine Vorauswahl potenzieller ERP-Anbieter erreichen, die einer detaillierteren Analyse unterzogen werden. Im Anschluss erfolgt die Erarbeitung eines Detail-Lastenhefts. Dazu werden mit allen relevanten Unternehmensbereichen Anforderungen aus umfangreichen Anforderungskatalogen hinsichtlich der Bedeutung (muss/ kann/ optionale Anforderung) für die neue Software bewertet. Dieses Lastenheft bietet die Möglichkeit zusammen mit weiteren Informationen über das Unternehmen und die Prozesse eine gezielte Angebotsanfrage in Form einer Ausschreibung an verschiedene ERP-Anbieter zu richten. Durch das Vorgehen nach dem Trichtermodell lässt sich die Vielzahl verschiedener ERP-Anbieter und Systemhäuser über einen mehrstufigen Auswahlprozess auf eine überschaubare Anzahl geeigneter Anbieter zu reduzieren. Über den detaillierten Vergleich und die Bewertung von Leistungskriterien sowie weiterer relevanter Aspekte der Anbieter sollten in die letzte Stufe des Auswahlprozesses maximal vier Anbieter einfließen. Diese werden zu eintägigen Lieferantenworkshops eingeladen und anhand vorbereiteter Checklisten bewertet. Zur Vergleichbarkeit der Anbieter ist es sehr wichtig diese Lieferantenworkshops intensiv vorzubereiten, relevante Fragen und Aufgaben zusammenzustellen und die Key User im Unternehmen zu dem Termin hinzu zu ziehen. Die Erkenntnisse aus den Workshops bilden das letzte Bewertungskriterium in der Auswahlentscheidung für den geeignetsten Anbieter.

Nach der Entscheidung für einen Anbieter gilt es die beschriebenen Anforderungen des Lastenhefts in das Pflichtenheft zu übernehmen und später in einem Softwarevertrag rechtlich zu fixieren.

Wirkungen

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte sowie der selektiven und strukturierten Vorgehensweise nach dem Trichtermodell, lassen sich der Umsetzungserfolg signifikant erhöhen, die Zeit für den ERP-Auswahlprozess maßgeblich verkürzen und die Risiken und Unsicherheiten bei solchen, gerade für KMUs, sehr tiefgreifenden und erfolgskritischen Projekten signifikant reduzieren. Durch das aufgezeigte Vorgehen ergibt sich eine Projektzeitverkürzung in der Auswahlphase um bis zu 30%.

Weiterführende Literatur

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Prozessklinik
  Leitfaden zu Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Supply Chain Management
  Optimierung der Wertschöpfungskette
• Geschäftsprozessorganisation
  Konzepte und Fallstudien