Fitnessprogramm für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Analyse der Probleme in der gesamten Angebots- und Auftragsabwicklung

Dem mittelständischen Unternehmen ist es durch das TCW-Fitnessprogramm gelungen, in nur sieben Monaten die Agilität und Produktivität im gesamten Unternehmen erheblich zu steigern. Basis für diese Verbesserung war die detaillierte und objektive Unternehmensanalyse. Die Erstellung von RACI-Prozessbildern (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) für die gesamte Angebots- und Auftragsabwicklung half den TCW-Beratern bei der Identifikation von Kommunikationsproblemen und Doppelarbeit. Durch semistrukturierte Interviews mit den Schlüsselpositionen wurden die dringlichsten Probleme im Unternehmen identifiziert. Um die Mitarbeiter in der Fertigung für das Fitnessprojekt zu begeistern, wurden die Vorarbeiter in die Problemworkshops miteinbezogen. Die Schnittstellenanalyse spezifizierte die Herausforderungen bei der Neuausrichtung der Informations- und Kommunikationsflüsse zwischen den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen. Die weitere Projektvorgehensweise ergab sich dann aus der Relevanz sowie der Qualität der Schnittstellenbewertung. Zur Bestimmung der Alters- und Qualifikationsstruktur wurde eine mittelstandsbezogene Mitarbeiteranalyse durchgeführt. Auf Basis der Analysen wurde von den TCW-Beratern ein kundenspezifisches Fitnessprogramm entwickelt.

Engpassmanagement und Entzerrung der Flaschenhälse

Die gewinnorientierte und engpassbezogene Steuerung der Auftragsabwicklung ist bei vielen mittelständischen Unternehmen ein vernachlässigter Faktor der Arbeitsvorbereitung. Die TCW-Berater verdeutlichten daher mit einer Wertstromanalyse für die wichtigsten Sortimente kostenintensive Arbeitsgänge und Prozessschritte mit großen Durchlaufzeiten. Die anschließende Materialflussanalyse zeigte, wo Potenziale zur Transportvereinfachung und Reduktion der Verfahrzeiten bestanden. Zur Visualisierung der Arbeitsproduktivität wurde in den verschiedenen Meisterbereichen ein Kennzahlensystem eingeführt. Mit täglichen Kurzbesprechungen wurde die Reaktivität und Fitness in der Produktion gesteigert und die Problemlösung beschleunigt. Zur Steigerung der Personalproduktivität wurden die Kennzahlen für ein mitarbeiterspezifisches Anreizsystem genutzt. Die Systematisierung der Produktkalkulation sowie die Definition von Vorgabezeiten half, die Stabilität der Fertigungsplanung zu erhöhen. Die margenbezogene Priorisierung der Auftragseinplanung ermöglichte es der Arbeitsvorbereitung, den Auftragseingang gewinnorientiert abzuarbeiten. Die TCW-Berater entwickelten darüber hinaus ein Modell zur wahrscheinlichkeitsbezogenen Anfragenbearbeitung, um die Erfolgswahrscheinlichkeiten im Vertrieb zu verbessern. In der Produktion wurde ein Bereich als zentraler Flaschenhalsprozess ausgemacht, welcher priorisiert mit den weiteren Maßnahmen fit gemacht wurde.

Produktivitätsverbesserung in der Fertigung

Das erarbeitete Konzept zur Steigerung der Produktivität basierte auf der Idee, gezielt Engpassprozesse zu verbessern, um im gesamten Unternehmen die Qualitäts- und Leistungsorientierung zu steigern. Die Ausbringungsleistung wurde durch ein mehrstufiges Optimierungsverfahren verbessert und die Maschinenleistung durch kapazitätserweiternde Maßnahmen erhöht. Außerdem wurden Vorgängerprozesse so angepasst, dass Sortimente auf effizientere Anlagen verlagert werden konnten. Durch die Eliminierung von unnötigen Fertigungsschritten konnte eine zusätzliche Produktivitätssteigerung erreicht werden. Die Einführung des Kanban-Nachschubs und die Optimierung von Maschinenpositionierungen, Anstellflächen und Transportwegen ermöglichte eine Verbesserung der Materialflüsse. Im gesamten Unternehmen wurde ein übergreifendes Quality-Gate-Konzept eingeführt. Mit der Definition von Erledigungsvoraussetzungen wurde sichergestellt, dass von der Anfragenbearbeitung bis zum Versand und der Rechnungserstellung keine Fehler oder unsauberen Ergebnisse an nachgelagerte Stellen weitergegeben werden. Für das mittelständische Unternehmen resultierten aus den Maßnahmen des Fitnessprogramms Umsatzsteigerungen von über einer Million Euro bei vergleichbaren Kosten.

Integration der Fachbereiche in das Fitnessprogramm

Das TCW-Fitnessprogramm ist die Kombination verschiedener Analysetechniken und Lösungsmethodiken. Aufgrund der Lösungskomplexität war für den Projekterfolg die klare Strukturierung und Definition der Aufgabenumfänge unerlässlich. Die TCW-Berater befassten sich mit der Projektleitung und der Vernetzung der Geschäftsleitung, Gesellschafter sowie der Fachbereiche. Die Bildung eines Projektteams erleichterte die Kommunikation der Projektergebnisse an die einzelnen Mitarbeiter. Durch tägliche Kurztreffen der Projektleitung sowie wöchentliche Regeltermine mit dem Projektteam wurde gewährleistet, dass Meilensteine eingehalten und Probleme frühzeitig eliminiert wurden. Intensive Schulungen mit starkem Bezug zum Tagesgeschäft halfen den Mitarbeitern bei der kontinuierlichen Verbesserung des Verständnisses für Prozesse und IT-Systeme. Die Installation eines unternehmensweiten Wissensmanagements sowie der Aufbau von bereichsspezifischen Einlernkonzepten ermöglichten die Dokumentation von persönlichem Wissen und beschleunigten die Integration der Mitarbeiter in die verbesserten Vorgehensweisen.

Beratungsleistungen

• Fixkostenmanagement
• Quality Gates in Geschäftsprozessen
• Optimierung von Prozessen der Auftragsabwicklung
• Planungs- und Steuerungstools
• Durchlaufzeitreduzierung
• Just-in-Time

Publikationen

• Produktivitätsverbesserung
  Leitfaden zur kurzfristigen und permanenten Produktivitätssteigerung in kleinen und mittleren Unternehmen
• Ressourceneffizienz
  Energie, Material, Personal in Industrieunternehmen
• Leistungstiefenentscheidung und -gestaltung bei KMU der Werkzeug- und Schneidwarenindustrie

Praxisbeispiele

• Monitoring-Systeme und Visualisierung
• Quality Gates in Geschäftsprozessen
• Deutsche Standorte bleiben wettbewerbsfähig auf Basis schlanker Produktionsprozesse