Personal- und Organisationsbenchmarking mittels Prozessanalysen

Herausforderung Personal- und Organisationsbenchmarking

Vor allem mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Ihre internen Strukturen stets an die Anforderungen des Marktes anzugleichen und dabei gleichzeitig die internen Eigenheiten zu berücksichtigen. Eine begrenzte Anzahl an Mitarbeitern, inhomogene Alters- und Qualifikationsstrukturen sowie unterschiedliche Prozessanforderungen erschweren es, die Effizienz der Gesamtorganisation im Wandel der Zeit aufrecht zu erhalten. Der Maßstab für die richtige Allokation der Mitarbeiterkapazitäten und das optimale Personalkostenniveau ist schwer zu finden. Als zentraler Erfolgsfaktor hat sich das regelmäßige Benchmarking der Personal- und Organisationsstrukturen herausgestellt. Der Abgleich zwischen Ist- und Referenzstrukturen eröffnet einen neutralen Blickwinkel, aus dem konkreter Handlungsbedarf abgeleitet werden kann.

TCW Methode zum Benchmark der Personal- und Organisationsstruktur

Das Vorgehen des TCW zur Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarking beruht auf einem vielschichtigen Methodenbaukasten. Je nach Unternehmenssituation werden die einzelnen Module dieses Baukastens kombiniert. Dieses in der Praxis bewährte Vorgehen stützt sich dabei primär auf die Kombinatorik von Prozessanalysen und einen Benchmarkvergleich. Im Rahmen der Prozessanalysen werden Gespräche mit den Mitarbeitern geführt und sowohl abteilungsinterne wie abteilungsübergreifende Handlungsbedarfe entlang der Wertschöpfungsprozesse abgeleitet. Je nach Abteilungskonstellation wird dabei sowohl auf Einzelgespräche als auch auf Gruppenworkshops zurückgegriffen. Tätigkeitsprofile werden aufgenommen und eine Bilanz der Stärken und Schwächen erstellt. Ergebnis ist die interne Reflexion der Ist-Situation und die Unterscheidung von nötigen und unnötigen Sonderlösungen. Diesem Ergebnis wird ein Benchmark der Organisations- und Kostenstrukturen gegenübergestellt. In einem ersten Schritt werden die aktuellen Abteilungen vergleichbaren Benchmark-Rubriken zugewiesen und dann hinsichtlich der Personalkosten aber auch der Mitarbeiteranzahl verglichen. Hierzu wird auf eine umfangreiche Datenbank zurückgegriffen, aus der entsprechend dem jeweiligen Einzelfall Best-Practice-Unternehmen ausgewählt werden. Das Ergebnis dieses Benchmarkvergleichs sind Indikatoren, die zeigen, inwieweit die Personalkosten, die Kapazitätsallokation und die Organisationsstruktur vom Optimum abweichen. In Verbindung mit dem Ergebnis der Prozessanalysen werden diese Indikatoren mit individuellen Anforderungen abgeglichen und konkrete Handlungsmaßnahmen abgeleitet. Ein Gleichgewicht zwischen Konstanten, inkrementellen Änderungen und größeren Strukturanpassungen ist stets zu beachten.

Fallstudie

Das mittelständische Unternehmen hat ca. 250 Mitarbeiter und ist auf die Produktion von Spezialmaschinen ausgerichtet. Der geringe Wettbewerbsdruck in der Vergangenheit hat dazu geführt, dass viele Strukturen dezentral, ohne Fokus auf das Gesamtoptimum gewachsen sind. Der aktuell zunehmende Wettbewerb und fallende Marktpreise brachten das Unternehmen nun aber in Zugzwang, die internen Kosten- und Organisationsstrukturen zu überdenken.

Um die Besonderheiten des Unternehmens zu erfassen und den Hauptwertschöpfungsprozess zu identifizieren, hat das TCW eine Reihe von Prozessanalysen durchgeführt und sich dabei unterschiedlicher Methoden bedient: Einzelgespräche mit Führungskräften, Fragebögen für Schichtarbeiter, Tiefeninterviews mit Langzeitmitarbeitern oder Abteilungsworkshops mit dynamischen Teams. Darauf aufbauend wurde die aktuelle Organisationsstruktur mit dem Wertschöpfungsprozess abgeglichen und Analogien zu Benchmarkunternehmen gezogen. Auffällig war etwa, dass Monteure, die ausschließlich im Außendienst arbeiten, nicht dem After Sales unterstellt waren, sondern dezentral aus der Montagehalle geführt wurden. Die Elektromonteure waren wiederum der Entwicklung unterstellt und nicht der Montage.

Um einen Benchmarkvergleich zu ermöglichen, wurde eine Kapazitätsverschiebung in Benchmark-Rubriken simuliert sowie ein Abgleich der Mitarbeiteranzahl und der Personalkosten durchgeführt. Im Ergebnis wurde deutlich, dass das Unternehmen 14 % zu viele Mitarbeiter hat und diesen im Durchschnitt 3 % zu viel bezahlt. Aus diesem Benchmarkvergleich ließ sich in Verbindung mit den Prozessanalysen ein Maßnahmenkatalog erstellen, der das Unternehmen auf die neuen Herausforderungen des Marktes einstellt und eine schlagkräftige Organisation bildet. Neben einer Nutzung der natürlichen Fluktuation erwiesen sich insbesondere die Umorganisation und die Ausweitung des After Sales als die zentralen Erfolgsfaktoren.

Beratungsprodukte

• Funktions- und Leistungsanalyse
• Personal- und Organisationsbenchmarking
• Prozessbenchmarking
• Entgeltsysteme
• Fixkostenmanagement

Publikationen

• Personal-/Organisationsbenchmarking
  Overhead Value Analysis - Leitfaden zur bedarfsgerechten Personaldimensionierung
• Fixkostenmanagement
  Leitfaden zur Anpassung von Kostenstrukturen an volatile Märkte
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Entlohnung
  Leitfaden zur Einführung neuer Entlohnungskonzepte
• Modulare Unternehmensorganisation
  Leitfaden zur Einführung föderalistischer Organisationsprinzipien in Unternehmungen