ERP-Systemauswahl und Implementierung
ERP-Systeme bilden das Rückgrat eines Unternehmens und sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung.
Herausforderung
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, langjährig gewachsene und weiterentwickelte ERP-Systeme auszutauschen, da diese an ihre Leistungsgrenze stoßen oder aus überholten Soft- oder Hardwarestandards bestehen, die nicht mehr oder nur unter großen Anstrengungen aktualisiert werden können. Für die Unternehmen kommt daher die Frage nach einem geeigneten ERP-System-Anbieter auf. Außerdem ist zu überlegen, wie im Zuge der ERP-Neueinführung mit den bestehenden Unternehmensabläufen und -prozessen umgegangen werden soll.
Das TCW Konzept
Aufgrund der komplexen Aufgabenstellung empfiehlt es sich, den ERP-Einführungsprozess sorgfältig zu planen und die Hilfe von Experten hinzuzuziehen. Als erfolgversprechende Vorgehensweise ist daher die Optimierung der Prozesse parallel zur Auswahl eines geeigneten ERP-Systems sinnvoll. Somit ergibt sich ein generelles Vorgehen für die ERP-Auswahl und -Implementierung, bestehend aus vier Modulen, die im Folgenden dargestellt werden.
Modul I: Auditierung von Prozess- und IT-Landschaft
Im Rahmen der Auditierung der Prozess- und IT-Landschaft wird die Ist-Situation aufgenommen und dokumentiert; es können bereits erste Schwachstellen identifiziert werden. Dazu werden Interviews, SWOT- sowie Schnittstellenanalysen durchgeführt, immer mit dem Fokus auf den Schwachstellen der aktuellen Systemlandschaft sowie den zukünftigen Anforderungen. Auch eine erste Potenzialabschätzung kann nach der Ist-Analyse erfolgen, die es in den weiteren Schritten zu konkretisieren, detaillieren und zu erweitern gilt.
Modul II: Prozessreorganisation
Zahlreiche ERP-Einführungsprojekte haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, im Zusammenhang mit der Einführung von ERP-Systemen die Prozesslandschaft des Unternehmens grundlegend zu optimieren. Neben den generellen Zielen wie Verbesserung der Prozesszeiten, der Prozessdurchgängigkeit sowie der Prozessqualität empfiehlt sich in diesem Kontext die Orientierung der Soll-Prozesse möglichst nah an ERP-typischen Referenzprozessen. Dazu sind in einem ersten Schritt die Hauptprozessschritte abzubilden. Anschließende Detailworkshops dienen der detaillierten Erfassung der Ist-Prozesse. Bereits in diesem Stadium können identifizierte Handlungsfelder im Prozess gespiegelt sowie erste Ansatzpunkte zur Verbesserung vermerkt werden.
Die anschließende Soll-Prozessmodellierung ist an den Aspekten ERP-typischer Referenzprozesse auszurichten, inklusive allgemeiner und prozessspezifischer Optimierungsansätze. Parallel dazu können die notwendigen Maßnahmen sofort dokumentiert und mit Terminen sowie Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Durch die vorherige Prozessoptimierung wird gewährleistet, dass bei der ERP-Neueinführung der unternehmensindividuelle Anpassungsaufwand von Softwarelösungen maßgeblich reduziert und auf Lösungen, möglichst nah am Standard, zurückgegriffen werden kann. Auch im Hinblick auf spätere Updates der ERP-Software ist dies von großem Vorteil.
Im Rahmen der Prozessoptimierung können identifizierte Sofortmaßnahmen unmittelbar umgesetzt werden. Diese schnellen Verbesserungsmaßnahmen dienen sowohl dem Projekterfolg als auch der Motivation, da Erfolge direkt sichtbar werden.
Modul III: ERP-Auswahl
Die ERP-Auswahl folgt einem klar gegliederten Vorgehen in mehreren Stufen. Zunächst wird eine erste Definition von Anforderungen an ein ERP-System vorgenommen. Über eine Marktrecherche anhand grober Anforderungsprofile lässt sich eine Vorauswahl potenzieller ERP-Anbieter erreichen, die einer detaillierteren Analyse unterzogen werden. Im Anschluss erfolgt die Erarbeitung eines Detail-Lastenhefts. Dazu werden aus allen relevanten Unternehmensbereichen Anforderungen aus umfangreichen Anforderungskatalogen hinsichtlich der Bedeutung (muss / kann / optionale Anforderung) für die neue Software bewertet. Dieses Lastenheft bietet die Möglichkeit, zusammen mit weiteren Informationen über das Unternehmen und die Prozesse, eine gezielte Angebotsanfrage in Form einer Ausschreibung an verschiedene ERP-Anbieter zu richten. Durch das Vorgehen nach dem Trichtermodell lässt sich die Vielzahl verschiedener ERP-Anbieter und Systemhäuser über einen mehrstufigen Auswahlprozess auf eine überschaubare Anzahl geeigneter Anbieter reduzieren. Über den detaillierten Vergleich und die Bewertung von Leistungskriterien sowie weiterer relevanter Aspekte der Anbieter sollten in die letzte Stufe des Auswahlprozesses maximal vier Anbieter einfließen. Diese werden zu ein- bis zweitägigen Lieferantenworkshops eingeladen und anhand vorbereiteter Checklisten bewertet. Zur Vergleichbarkeit der Anbieter ist es sehr wichtig, diese Lieferantenworkshops intensiv vorzubereiten, relevante Fragen und Aufgaben zusammenzustellen und die Key User im Unternehmen zu dem Termin hinzuzuziehen. Die Erkenntnisse aus den Workshops bilden ein entscheidendes Bewertungskriterium in der Auswahlentscheidung für einen geeigneten Anbieter.
Modul IV: ERP-Implementierung
Um eine ERP-Software erfolgreich zu implementieren gilt es, neben der Optimierung der Prozesslandschaft sowie der detaillierten Auswahl eines ERP-Systems nach dem Trichtermodell, die beschriebenen Anforderungen des Lastenhefts in das Pflichtenheft zu übernehmen und anschließend in einem Softwarevertrag rechtlich zu fixieren. Dazu sollten Rechtsexperten hinzugezogen werden, die sich auf IT-Recht spezialisiert haben. Ebenso ist es notwendig, neben einem anfänglichen Fahrplan für die Implementierung, diese regelmäßig und in kurzen Abständen mit dem Software-Anbieter zu controllen und gegebenenfalls anzupassen, damit frühzeitig Engpässe und unverhoffte Schwierigkeiten nicht zu einer Gefährdung des Gesamtprojektes werden.
Die häufigsten Gründe für das Scheitern einer ERP-Implementierung liegen in dem Fehlen von Zielen und eines klar definierten Implementierungsfahrplans, mangelnder Zeit der beteiligten Mitarbeiter sowie mangelnder Unterstützung des Projektes seitens des Managements. Diesen Faktoren gilt es, im Vorfeld zu begegnen und frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen.
Ergebnisse / Potenziale
Durch die Optimierung der Unternehmensprozesse sowie die strukturierte und sorgfältige Auswahl eines ERP-Anbieters sowie der selektiven und strukturierten Vorgehensweise nach dem Trichtermodell lassen sich
- der Umsetzungserfolg signifikant erhöhen,
- die Zeit für den ERP-Auswahlprozess maßgeblich verkürzen sowie
- die Risiken und Unsicherheiten des Auswahlprozesses und der sehr tiefgreifenden und erfolgskritischen Projekte signifikant reduzieren.
Durch das aufgezeigte Vorgehen ergibt sich eine Projektzeitverkürzung in der Auswahlphase um bis zu 30%.
Weiterführende Literatur zum Thema ERP-Systemauswahl und Implementierung
- Auftragsabwicklungsprozess
Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung - Geschäftsprozessorganisation
Geschäftsprozessorganisation Konzepte und Fallstudien - Prozess-Benchmarking
Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen - Prozessklinik
Leitfaden zur Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen - Supply Chain Management
Optimierung der Wertschöpfungskette