Agiles Krisenmanagement und präventive Risikoabsicherung

Die Krise als Brennglas für Missstände

Die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie schnell akute Krisensituationen sowohl die Interessen als auch die Ziele und Machtverhältnisse der Stakeholder verändern. Die Entscheidungsfreiheit und die Erfolgsaussichten sind eingeschränkt. Dabei sind Krisen oftmals nur ein Brennglas für Missstände im Unternehmen. Formen von Ineffektivität und Ineffizienz waren häufig schon vor der Corona-Pandemie gegeben. Ein im Unternehmen verankertes Risikomanagement und ganzheitliches Frühwarnsystem sind essenzielle Bestandteile, um sich am Markt zu behaupten, einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen und neue Lösungen für den Kunden zu finden. In Krisenzeiten werden die agilen Methoden auf die Probe gestellt und geraten bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schnell in Vergessenheit. Für einen nachhaltigen Erfolg gilt es jedoch, die Agilität auch in herausfordernden Zeiten aufrechtzuerhalten. Die Unternehmensberatung TCW unterstützt Ihr Unternehmen beim Aufbau eines agilen Krisen- und Notfallmanagements sowie bei der Implementierung eines Datenmodells zur präventiven Risikoabsicherung.

Implementierung eines Datenmodells zur präventiven Risikoabsicherung

Das vorliegende Fallbeispiel beschreibt ein Unternehmen aus der Zuliefererindustrie mit mehr als 3000 Mitarbeitern und einem Einkaufsvolumen von 520 Millionen Euro. Die Herausforderung bestand im Vorhandensein einer großen Lieferantenbasis mit einer Vielzahl ausländischer Standorte. Durch das rasante Voranschreiten der Pandemie sahen sich wichtige Kernlieferanten in kürzester Zeit der Insolvenz gegenüber und die Kapazitätsengpässe brachten das Unternehmen in Bedrängnis. Qualitäts- und Lieferzeitprobleme waren die Folgen.

TCW unterstützte hier bei der Durchführung einer Risikoanalyse und dem Aufbau eines Datenmodells zur Implementierung eines Frühwarnsystems. Ziel war zum einen die Verbesserung der Risikoposition des Unternehmens sowie die Einführung einer risikoorientierten Lieferantenklassifizierung. Das eingeführte Datenmodell ermöglichte die Bewertung von Vorzugslieferanten und das Erkennen und Optimieren von kritischen Abhängigkeiten in den Lieferantenstrukturen durch den Einsatz datenbasierter Algorithmen.

Die Risikoanalyse wurde sowohl für Lieferanten als auch für Materialien durchgeführt und teilte die Lieferanten anhand der ausgewerteten Daten in Material- und Lieferantenrisikoklassen ein. Dabei stellte sich heraus, dass 44% des gesamten Einkaufvolumens sowohl ein hohes materialbezogenes als auch ein hohes lieferantenbezogenes Risiko aufwiesen. Für jeden Lieferanten wurde ein gewichteter Risikoindex ermittelt und auf ein Einkaufsrisikoportfolio abgebildet. Folgende Risiken wurden erkannt, die maßgeblich aus der aktuellen Krisensituation entstanden:

• Geringe Anzahl von Lieferanten
• Lieferzeitrisiken seitens des Lieferanten Pönalen bzw. Auftragsverlust als Folge
• Kapazitätsengpässe
• Starke konjunkturelle Schwankungen
• „Rechtliche“ Risiken
• Insolvenzrisiko

Für jeden Lieferanten wurden die erkannten Risiken, die Maßnahmen zur Risikobehebung sowie das weitere Vorgehen und die Verantwortlichkeiten als Steckbrief in einem Maßnahmenkatalog definiert. Die erhobenen Daten wurden mit etablierten Algorithmen analysiert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und in einem Frühwarnsystem kritische Abhängigkeiten in den Strukturen der Lieferanten aufzudecken. Das Clustern der Lieferanten und der Einsatz von Assoziationsanalysen ermöglichte es, neue Lieferanten schnell hinsichtlich ihres Risikos zu bewerten. Das als Hochrisiko induzierte Einkaufsvolumen konnte während der Krise auf 17% reduziert werden, die Lieferengpässe wurden um 59% reduziert und sogar die Liefertreue konnte um 21% erhöht werden.

Agiles Krisen- und Notfallmanagement

Es gibt keinen besseren Treiber für Innovationen als eine Krise. Deshalb ist ein agiles Krisen- und Notfallmanagement in modernen Unternehmen so wichtig. Ein agiles und flexibles Team identifiziert einen dringenden Bedarf, eliminiert Aufgaben mit geringerer Priorität, verabschiedet sich von unnötigen bürokratischen Prozessen und ist damit der Garant für den Erfolg. Das TCW Krisen-Programm umfasst vier Schritte und unterstützt Unternehmen aktiv bei einem effektiven Krisenmanagement:

1. Krisen-Audit
2. Priorisierung der Handlungsfelder
3. Action Plan
4. Programm-Controlling und Implementierung

In einem ersten Schritt werden die laufenden, internen Projekte gescreent. Die Auditierung umfasst dabei fünf Bereiche: Produktion, Logistik, Einkauf, Innovation, Vertrieb sowie Führung und Organisation. Mit Hilfe etablierter Methoden werden der Handlungsdruck und die Managementziele beurteilt, bewertet und in einem Benchmark abgeglichen.

Darauf folgt die Priorisierung der Handlungsfelder durch die Erfassung der intern verfügbaren Ressourcen sowie die Beurteilung des Wertbeitrags einzelner Pain-Points. Nach der Beurteilung werden die erforderlichen Handlungsfelder priorisiert und entsprechende Arbeitspakete systematisiert.

In einem Action Plan werden die nötigen Programme und Maßnahmen definiert und entsprechende Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Meilensteine festgelegt. Die Programm Roadmap wird vom Management verabschiedet und ein begleitendes Programm-Controlling verankert.

Im vierten Schritt werden die definierten Sofortmaßnahmen umgesetzt. Das TCW begleitet das Unternehmen bei der Umsetzung mit einem Maßnahmencontrolling und unterstützt die Implementierung durch den Einsatz agiler Methoden. Die Umsetzung erfolgt transparent und mit regelmäßiger Begleitung mit dem Management. Ziel ist die Etablierung eines Krisenmanagement-Teams, das unbürokratisch, agil agierend und auf kurzen Dienstwegen Entscheidungen treffen kann. Das befähigt Unternehmen bereits während der Krise Maßnahmen umzusetzen.

Beratungsleistungen

• Änderungsmanagement
• Sanierungsmanagement – Wege aus der Krise
• Einführung eines Risikomanagement-Systems

Publikationen

• Krisenmanagement - Hochlaufkurven - Wachstumspfade
  Tagungsband des Münchner Management Kolloquiums 2021
• Risikomanagement
  Leitfaden zur Umsetzung eines Risikomanagement-Systems für die wertorientierte Steuerung von Unternehmen
• Self-Assessment-Tools
  Checklisten zur Selbstbewertung von Unternehmen

Praxisbeispiele

• Risikomanagement in der Beschaffung
• Interview zum Thema 'Professionelle Krisenbewältigung' mit Prof. Wildemann
• Implementierung von Frühwarnsystemen in der Beschaffung