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Einführung eines ERP-Systems bei einem Unternehmen der verarbeitenden Industrie

[06.02.2009]

Foto: yoshitaka / fotolia.com
Die Unternehmensführung hatte sich dazu entschieden, ein neues ERP-System zur Erhöhung der Effizienz der unternehmensweiten Geschäftsprozesse einzuführen. Zu diesem Zweck wurde TCW beauftragt, einen systematischen und methodisch gestützten Auswahlprozess zur Einführung eines neuen ERP-Systems durchzuführen. Im Zuge des Projektablaufs erfolgte eine zielgerichtete IT-Systembewertung, um die Hauptziele des ERP-Systemeinsatzes einer hohen Transparenz über die Leistungsfähigkeit der verschiedenen Standorte sowie einer benutzergerechten Informationsversorgung sicherstellen zu können. Die Aufnahme und Bewertung von System- und Benutzeranforderungen sowie der Abgleich mit verschiedenen ERP-Lösungen ermöglichte in der Folge eine konsolidierte Zusammenstellung der erfolgskritischen Kriterien bei der Auswahl und Implementierung eines integrierten ERP-Systems.

Ausgangssituation

Das starke organische Unternehmenswachstum verbunden mit einer ehrgeizigen Akquisitionsstrategie erforderte neben einer unternehmensweiten Optimierung der Unternehmensprozesse die Einführung eines integrierten Informationssystems zur verbesserten Planung und Steuerung der betrieblichen Abläufe. Die gegenwärtige Unternehmenssituation war dadurch charakterisiert, dass an den verschiedenen Unternehmensstandorten isolierte IT-Lösungen installiert waren, die ausschließlich zur Steuerung der lokalen Ablaufstrukturen geeignet waren. Der lokale Fokus und die Verschiedenartigkeit der zum Einsatz kommenden Systeme erschwerten die Ausnutzung von gruppenweiten Synergiepotenzialen und die Realisierung zentraler Erfolgsfaktoren im Bereich der informationstechnischen Unterstützung der Organisation. Das Controlling der einzelnen Standortaktivitäten sowie die Transparenz über den Einsatz und die Verwendung der betrieblichen Ressourcen entlang des Wertschöpfungsprozesses konnte nicht einheitlich aufbereitet und dokumentiert werden. Hieraus ergaben sich negative Effekte der Fehlallokation von Ressourcen, welche zu einer Verschlechterung der Ergebnissituation des Unternehmens beitrugen. Weiterhin waren der Austausch von relevanten Informationen und die Bereitstellung von betriebsrelevanten Daten durch die Inkompatibilität der bestehenden Informationssysteme nur unter erschwerten Bedingungen möglich. Dadurch dass für die existierenden Informationstechnologien keine Anpassungs- oder Erweiterungsstrategien vorlagen und die Systemgrenzen der IT-Systeme nur unzureichend abgebildet und definiert waren, konnten keine ausreichenden Potenziale für eine Optimierung der gegeben IT-Organisation identifiziert werden. Es wurde deutlich, dass lediglich eine ganzheitliche und integrierte Lösung der gegebenen Ausgangssituation am ehesten gerecht werden würde.

Mit der Einführung eines gruppenweiten ERP-Systems sollte ein zentraler Stellhebel für die nachhaltige Steigerung der organisatorischen Leistungsfähigkeit des Unternehmens implementiert werden.

Vorgehensweise und Ergebnisse

Mit der gegebenen Ausgangssituation einer unzureichend ausgeprägten IT-Strategie des Unternehmens beauftragte die Geschäftsführung TCW mit der Durchführung eines systematischen Auswahlprozesses von geeigneten ERP-Systemen zur Hebung der identifizierten Potenziale einer agilen und leistungsfähigen Organisationsgestaltung. Die Zielsetzungen der Projektdurchführung konkretisierten sich in folgenden wesentlichen Aspekten. Die Erwartungen an die neue Systemlösung bestanden vorrangig in der Schaffung von Transparenz über die betrieblichen Abläufe an den unterschiedlichen Standorten durch eine Bündelung und Integration sämtlicher betriebsrelevanter Daten und Informationen in einem einheitlichen Informationssystem. Durch die Reduzierung von Schnittstellen und die Standardisierung von Unternehmensprozessen sollte die Reaktivität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation an die veränderten Markt- und Wettbewerbsbedingungen verbessert werden. Weiterhin sollte die Erhöhung der organisatorischen Effizienz entlang der Wertschöpfungskette durch die Schaffung einer optimierten Entscheidungsunterstützung auf der Grundlage einer integrierten und einheitlichen Betriebsdatenbereitstellung gewährleistet werden. Außerdem galt es sicherzustellen, dass die Bedienbarkeit und Handhabbarkeit des neuen ERP-Systems auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten werden sollte.

Die Umsetzung des Projektauftrags gliederte sich im Folgenden in ein 7-stufiges Vorgehen. Folgende Phasen wurden zur Projektumsetzung durchgeführt:

  1. Initiierung der vorbereitenden Maßnahmen
    • Bestimmung der Projektleitung sowie der Projektzielsetzungen
    • Aufnahme und Analyse der Systemanforderungen der Bereiche
  2. Realisierung der Projekt-Startphase
    • Erstellung eines Lastenhefts mit den unternehmensspezifischen Anforderungen an die ERP-Software
    • Erarbeitung eines ERP-Pflichtenhefts mit dem ERP-Anbieter
  3. Auswahl der geeigneten Systemlösung
    • Festlegung von Auswahlkriterien unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Ausgangslage
    • Durchführung des Bewertungs- und Auswahlprozesses
  4. Controlling der Ergebniswirksamkeit der installierten ERP-Lösung und durchgängiges Projektmanagement während Implementierungsphase

Die vorbereitenden Maßnahmen manifestierten sich in der Sichtung bereits geleisteter Vorarbeiten seitens des Unternehmens. Nachdem die Projektzielsetzungen an die relevanten Anspruchsgruppen kommuniziert und die Aufgaben der Projektleitung definiert worden waren, wurden auf einer zumeist noch abstrahierten Ebene die Bereichsanforderungen an das neu zu installierende System in interdisziplinär besetzten Workshops aufgenommen und diskutiert.

Auf der Grundlage dieser frühen Ergebnisse konnte bereits eine erste Eingrenzung und Priorisierung der Anforderungen an das ERP-System vorgenommen werden. Im weiteren Verlauf übernahm TCW die vollständige Verantwortung für die Erstellung des Anforderungskatalogs mit den konkretisierten Systemanforderungen. In Zusammenarbeit mit vorselektierten ERP-Systemanbietern wurde auf Basis der vom Unternehmen vordefinierten Kriterien ein Pflichtenheft erarbeitet, aus welchem der Erfüllungsgrad der unternehmensspezifischen funktionalen Anforderungen für jeden Systemanbieter eindeutig hervorging.

In einem dritten Schritt musste nun die weitere Eingrenzung des Anbieterkreises sowie die anschließende Auswahl des ERP-Systems vorgenommen werden.

Hierbei wurden Auswahlkriterien definiert, welche neben dem funktional-technischen Abdeckungsgrad auch strategische Überlegungen wie Internationalität, Handhabbarkeit, Bedienbarkeit, verschiedene Länderversionen, Zentralität gegenüber Dezentralität oder zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten der Module hinsichtlich Funktionsumfang beinhalteten. Nach einer Gewichtung der Kriterien wurden mit den verbliebenen Systemanbietern Workshops durchgeführt, in welchen sämtliche Kriterien abgefragt wurden, sodass zum Abschluss mit den drei besten Anbietern Präsentationen vor dem Unternehmen durchgeführt wurden. Der abschließende Beauty-Contest vor dem Kunden lieferte das Ergebnis und ermöglichte die zielgerichtete Auswahl des besten Anbieters.

TCW übernahm in der Folge die Begleitung des Implementierungsprozesses in Form der Übernahme des Projektmanagements und der lückenlosen Dokumentation der ERP-Systemfunktionalitäten, um einen reibungslosen und zügigen Know-How-Transfer im Unternehmen sicherzustellen.

Die Ergebnisse spiegelten sich in einer deutlich erhöhten Transparenz über die Leistungsperformance der einzelnen Standorte wider. Das neue System ermöglichte ein weitaus effektiveres und effizienteres Controlling der Geschäftsaktivitäten, wodurch eine verbesserte Planung und Zuordnung betrieblicher Ressourcen gelingen konnte. Die signifikante Reduzierung von Informationsdurchlaufzeiten ermöglichte die beschleunigte Abwicklung von Kundenaufträgen und leistete somit einen erheblichen Beitrag zur Stärkung der Kundenzufriedenheit. Insgesamt konnte die Effizienz der Unternehmensorganisation nachhaltig gesteigert werden.

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