Entwicklung und Aufbau eines Einkaufscontrollingsystems zur nachhaltigen Kostenreduzierung im Einkauf
[26.01.2009]
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In den letzten Jahren konnte die stahl- und metallverarbeitende Industrie von der positiven Marktentwicklung profitieren und ein deutliches Wachstum erzielen. Im gleichen Zeitraum stiegen die Stahl- und Energiepreise teilweise enorm, setzen damit die beteiligten Unternehmen unter erheblichen Druck und gefährden die bisherigen Wachstumsaussichten. Um diesem Trend zukünftig entgegenwirken zu können, müssen die Werttreiber identifiziert und reduziert werden. Neben einer marktorientierten Produktgestaltung und einer schlanken Produktion bietet ein effizientes Einkaufscontrolling die Möglichkeit, direkt Einfluss auf die einkaufsseitigen Werttreiber zu nehmen und somit die Beschaffungskosten unter das Marktniveau zu drücken.
Zur langfristigen Sicherung der Wettbewerbsposition und des bisherigen Wachstums hat sich das metallverarbeitende Unternehmen entschieden, ein System zum Einkaufscontrolling einzuführen, um weitere Einsparpotenziale im umkämpften Rohstoff- und Zukaufteilemarkt erzielen zu können. Das Unternehmen gehört zu den großen, konzernunabhängigen Gesenkschmieden Europas und grenzt sich durch den hohen Qualitätsstandard seiner Produkte und durch die Flexibilität der Produktion vom Markt ab. Das Produktportfolio wird durch hochwertige Komponenten des Anlagenbaus ergänzt. Durch das kurzfristige Projektgeschäft im Anlagenbau und die teilweise langfristigen Lieferkontrakte im Vertrieb von Schmiedeprodukten ist der Einkauf in besonderem Maße gefordert, die unterschiedlichen Bedarfsanforderungen kosteneffizient abzudecken. Durch die steigenden Rohstoffpreise und die große Anbietermacht der Stahlerzeuger gerät das Unternehmen in eine Sandwich-Position. Es droht die Gefahr, dass die steigenden Rohstoffpreise in Zukunft nicht mehr an den Kunden weitergegeben werden können. Aufgabe des Projektes war es, den bisherigen Fokus von den überwiegend operativen und dispositiven Tätigkeiten des Einkaufs auf die strategischen Aktivitäten zu richten. Ein Kennzahlensystem diente als Basis, um die Zielverfolgung und -umsetzung für den Einkauf zu gewährleisten und um damit einen entscheidenden Wertbeitrag zur Erreichung der eingeschlagenen Wachstumsstrategie des Unternehmens zu erreichen.
Neben Experteninterviews mit Mitarbeitern aus dem Einkauf wurde eine genaue Umfeldanalyse und Positionsbestimmung für das Unternehmen durchgeführt. Die für das Beschaffungswesen eingesetzten Systeme wurden auditiert und die zu analysierenden Datensätze ausgewählt. Im Rahmen der Analysen wurden Werttreiber und Handlungsfelder ermittelt. In Zusammenarbeit mit den beteiligten Abteilungen wurden die gewonnenen Informationen aufbereitet und daraus essentielle Kennzahlen abgeleitet. Mittels weiterer Analyseschritte wurden die Datensätze für die Kennzahlen und deren Aussagekraft überprüft.
Auf Basis der Detailanalyse wurden Ziele definiert und Maßnahmen zur Steigerung des Wertbeitrages des Einkaufs abgeleitet. Ein Kennzahlencockpit dient der einheitlichen Gestaltung der Kennzahlen auf oberster Berichtsebene, die unter der Verwendung einer speziellen Software gemäß einer drill-down Systematik unter Beachtung der Berichtszyklen bereitgestellt werden. Für die erarbeiteten Kennzahlen wurde eine Implementierungsstrategie entwickelt und in das bereits existierende Management Information System eingearbeitet.
Der Tätigkeitsschwerpunkt der Einkaufsabteilung konnte wieder auf die strategischen Einkaufsaktivitäten gelenkt werden. Der Anteil der wertschöpfenden Tätigkeiten im Einkauf wurde erheblich gesteigert. Zudem wurden Maßnahmen zur Verbesserung der Schnittstellenkommunikation mit den anderen Unternehmensabteilungen angestoßen, um die Effizienz zu erhöhen. Für das unternehmensweite Berichtswesen wurde ein Kennzahlencockpit mit unterschiedlichen Berichtsebenen und -zyklen auf Basis einer Ampelsteuerung erarbeitet.
Weiterführende Literatur:
- Einkaufscontrolling
Leitfaden zur Messung von Einkaufserfolgen - Einkaufspotentialanalyse und europäische Keiretsu-Systeme, Genesis mit Lieferanten
Praxisbericht - Einkaufspotenzialanalyse
Programme zur partnerschaftlichen Erschließung von Rationalisierungspotenzialen - Einkaufspotenzialanalyse
Leitfaden zur Kostensenkung und Gestaltung der Abnehmer-Lieferanten-Beziehung - Konzeption eines erfolgsorientierten Beschaffungscontrolling
Theoretische Betrachtungen und empirische Untersuchungen