Geschäftsprozess-Streamlining zum Update auslaufender ERP-Systeme

Die Herausforderung als Chance nutzen!

Der Anbieter SAP hat für seine ERP-Systeme SAP R/3 und SAP ERP ECC den Support bis 2027 und somit das Auslaufen der Unterstützung für diese Systeme angekündigt. Somit müssen Nutzer dieser Systeme in absehbarer Zukunft ihr ERP-System umstellen. Diese Notwendigkeit sollte als Chance gesehen werden, da die eingeschliffenen Prozesse und angewandten Sonderlösungen des bestehenden Systems im Rahmen einer notwendigen Systemänderung überprüft und verbessert werden können. Neue Systeme ermöglichen eine Steigerung der Prozesstransparenz und erweitern somit auch die Ansatzpunkte für ein gezieltes Prozesscontrolling. Für standardisierte und messbare Prozesse bieten viele der neueren ERP-System zudem Lösungen auf Basis von Business Analytics, die das Management in der Entscheidungsfindung unterstützen. Ziel sollte es hierbei sein, nicht lediglich das bestehende ERP-System zu ersetzen, sondern die dem System zugrundeliegende Struktur zu bewerten. Kostspielige Sonderlösungen im ERP-System, die zu hohen Aufwänden in der Pflege und Wartung führen, sollten nach Möglichkeit ersetzt werden.

Was ist zu tun?

Zahlreiche ERP-Einführungsprojekte haben gezeigt, dass ein wesentlicher Erfolgsfaktor von ERP-Systemen darin liegt, die Prozesslandschaft eines Unternehmens zu optimieren und an das genutzte System anzupassen. TCW stellt zu Beginn von Projekten zur ERP-Einführung und -Aktualisierung häufig fest, dass eine gewachsene Struktur der Ablauforganisation vorliegt. Gerade im Mittelstand sind häufig standortspezifische und stark individualisierte Lösungen anzutreffen. Diese Systeme sind oft das Ergebnis einer mangelnden Vereinheitlichung von den in der Realität ablaufenden Prozessen mit den Vorgaben, die ein ERP-System mit sich bringt. Nicht selten wird regelmäßig an dem System vorbei gearbeitet, indem Daten aus dem ERP-System exportiert und lokal von Mitarbeitern bearbeitet oder ausgewertet werden. Dieses Vorgehen resultiert in zusätzlichem Aufwand für die Datenpflege und kann zu einer mangelnden Aktualität der Datengrundlage in den Analysen der Mitarbeiter und auch der Nutzer des ERP-Systems führen.

Ein Update des genutzten ERP-Systems bietet gegenüber der Neueinführung den Vorteil, dass die von dem System vorgegebenen Prozesse im Unternehmen bekannt und erprobt sind. Dies ermöglicht den Transfer zwischen Prozessen, die innerhalb des Systemstandards ablaufen und solchen, die durch individualisierte Sonderlösungen abgedeckt werden. Zur Vorbereitung des ERP-Systemwechsels schlägt TCW ein auf folgenden drei Kernaspekten beruhendes Vorgehen vor:

• Die Prüfung aller individualisierten ERP-Prozesse, um Möglichkeiten aufzudecken, Standards des neuen ERP-Systems zu nutzen.
• Die Bewertung der aktuellen Arbeitsprozesse, die im aktuellen ERP-System ablaufen, um Blindleistung und Verschwendung aufzudecken und eine Optimierung des Systems durch eine Anpassung des Prozessablaufs in der Neueinführung zu berücksichtigen.
• Die Analyse regelmäßig außerhalb des ERP-Systems anfallender Prozesse, die jedoch auf Informationen aus dem ERP-System beruhen, um diese in das neue System zu integrieren.

Ähnlich wie bei einer Wertstromanalyse werden hierzu die einzelnen Unternehmensprozesse untersucht und in Bezug auf Möglichkeiten zur Standardisierung, zur Reduzierung von Verschwendung und zur Integrierbarkeit in das neue ERP-Systems bewertet (s. Abbildung 1).

Welche Ergebnisse werden erzielt?

Die durchgeführte Analyse stellt die Grundlage für die Aktualisierung des ERP-Systems dar und erreicht eine langfristig optimierte Organisation der Geschäftsprozesse:

• Extrakosten für die Pflege und Wartung individualisierter Systemlösungen können drastisch gesenkt werden, was sich als direkt greifbares Kostenpotenzial im Nachgang an die Systemumstellung zeigt.
• Verschwendungen in den laufenden Unternehmensprozessen durch ein Vorbeiarbeiten am System oder unnötige Systemanforderungen können reduziert und somit die Effizienz der Organisation gesteigert werden.
• Durch die bewährte Vorgehensweise von TCW und die Erfahrungen aus zahlreichen Implementierungsprojekten lässt sich der Umsetzungserfolg signifikant erhöhen. Bei zu hohen Abweichungen zwischen der neuen ERP-Lösung und den Unternehmensanforderungen kann auch eine Neuauswahl eines alternativen ERP-Systems in Erwägung gezogen werden. Gleichzeitig lassen sich Durchlaufzeiten in der Auftragsabwicklung um bis zu 40% reduzieren. Auch kann eine Erhöhung der Prozessrobustheit sowie die weitgehende Eliminierung von Medienbrüchen erzielt werden.

Beratungsleistungen

• Funktions- und Leistungsanalyse
• Prozessreengineering mit der GENESIS-Methodik
• ERP-Systemauswahl und Implementierung

Publikationen

• Software-Projektmanagement
  Leitfaden und Tools zur Planung und Abwicklung von Softwareentwicklungsprojekten
• Produktivitäts-, Zeit- und Qualitätspotenziale durch Industrie 4.0
  Da die Industrie 4.0 einen Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit am Hochlohnstandort Deutschland...
• Modularisierung 4.0
  Leitfaden zur modularen Gestaltung von Organisation, Produkten, Produktion und Services

Praxisbeispiele

• Roadmap für erfolgreiche ERP-Einführung in der Pharma-Industrie
• Erfolgreiche SAP Einführung im Mittelstand
• Einführung eines ERP-Systems bei einem Unternehmen der verarbeitenden Industrie