Optimierung der Ablauforganisation im Vertrieb

Herausforderungen der Ablauforganisation im Vertrieb

Die Herausforderung, weiter in neue Märkte und Produktsegmente zu expandieren, warf die Frage auf, wie die Durchlaufzeiten für die Anfragebearbeitung und Angebotserstellung reduziert werden können. Hierzu wurde die gesamte Prozesskette des operativen Vertriebs, beginnend vom Kundengespräch bis hin zur Angebotsnachbearbeitung, als Untersuchungsgegenstand definiert. Die bestehenden Prozesse waren wenig standardisiert und nur in Teilbereichen dokumentiert. Die Konzentration von Wissen auf einzelne Schlüsselpersonen stellte ein erhebliches Risiko dar. Unklare Verantwortlichkeiten und ein „Bereichsdenken“ führten zu hohen Durchlaufzeiten und zu einer verminderten Motivation der Mitarbeiter. Unabhängig vom Typ der Anfrage wurden sämtliche Kundenanfragen und Angebote intern in gleicher Weise abgearbeitet, was einen intensiven Ressourceneinsatz erforderte. Des Weiteren ließ die Qualität der Daten bei der Angebotskalkulation teils zu wünschen übrig, was vielfach durch das Umgehen von Prozess- und IT-Vorgaben bedingt war. Zielsetzung des Projektes war es daher, Transparenz über die gesamte Prozesslandschaft im Vertrieb zu schaffen und diese wettbewerbsfähig auszugestalten und zu dokumentieren.

Vorgehensweise zur Prozessoptimierung im Vertrieb

Das Projekt zur Optimierung der Ablauforganisation im Vertrieb gliederte sich in drei Module. Aufgrund der interdisziplinären Themenstellung wurden die Lösungskonzepte in abteilungsübergreifenden Workshops erarbeitet und um vertiefende Einzelgespräche ergänzt. Die Vorgehensweise basierte auf einer regelmäßigen und engen Abstimmung zwischen dem TCW, dem Management und den Mitarbeitern aus den jeweiligen Bereichen. Das erste Modul umfasste die Analyse der Vorarbeiten und der Ist-Prozesse sowie die Konzeption des Soll-Prozessgerüsts. Auf Basis der bestehenden Vorarbeiten wurden erste Schwachstellen und Leistungslücken identifiziert. Im Rahmen der sich anschließenden Analyse der Ist-Prozesse wurden unter anderem Abläufe, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Durchlaufzeiten sowie Tools und Dokumente untersucht. Hieraus ließen sich die wesentlichen Leistungslücken ermitteln und geeignete Handlungsfelder für das Soll-Prozessgerüst ableiten. Zudem wurden die identifizierten Handlungsfelder im Team priorisiert und das Grobpotenzial abgeschätzt. Im zweiten Modul wurden die Soll-Prozesse weiter detailliert. Auf Basis der Erkenntnisse der Ist-Analyse und eines Prozessbenchmarkings wurden die zukünftigen Soll-Prozesse ausgestaltet. Die Projektarbeit beinhaltete die Definition und Dokumentation von allen relevanten Prozessschritten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Durchlaufzeitvorgaben und Meilensteinen sowie die Priorisierung von Tools, Methoden und Formularen. Maßgabe war es, bei möglichst hoher Effektivität und Ressourceneffizienz die Prozessstabilität zu erhöhen. Die Lösungsansätze und Maßnahmen wurden in enger Abstimmung mit den jeweiligen Prozessbeteiligten in Form von Workshops und Interviews ausgearbeitet. Die Inhalte des dritten Moduls waren die Umsetzungsbegleitung und das Coaching. Durch ein begleitendes Maßnahmen- und Ergebniscontrolling wurden die nachhaltige Implementierung der Prozesse und die Erreichung der Ziele sichergestellt. Notwendige Anpassungen bei den Lösungsansätzen wurden erarbeitet und die Prozessdokumentation aktualisiert und übergeben.

Optimierung des Vertriebs als Fundament für zukünftiges Wachstum

Durch die Optimierung der Vertriebsprozesse konnten Schwachstellen behoben und erhebliche Potenziale zur Reduzierung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten realisiert werden. Klare Verantwortlichkeiten, die Einführung von Standards sowie der Einsatz von Checklisten und Quality Gates konnten die Prozesse beschleunigen und unnötige Klärungsschleifen reduzieren. Die Entwicklung einer Erfahrungsdatenbank mit Referenzfällen wurde eingeleitet, um gewonnenes Wissen zu dokumentieren und dieses später gezielt abrufen zu können. Ein weiterer Hebel zur Durchlaufzeitenreduzierung war die Definition einer modularen Prozessstruktur mit verschiedenen Prozessvarianten. Diese ermöglichte es, bei bestimmten Anwendungsfällen einzelne Abschnitte der Prozesskette zu überspringen. Durch die Prozessoptimierung wurde das Verständnis für die Gesamtzusammenhänge im gesamten Unternehmen gestärkt sowie die Robustheit und Performance des Vertriebsprozesses gesteigert. Zusätzlich konnte das Bewusstsein der Auswirkungen von Änderungen geschärft und Änderungen auf die frühen Phasen beschränkt werden. Die Wachstumsstrategie des Unternehmens konnte mit den erarbeiteten Lösungsansätzen besser bewältigt werden.

Beratungsprodukte

• Prozessklinik
• Vertriebsoptimierung

Publikationen

• Änderungsmanagement
  Leitfaden zur Einführung eines effizienten Managements technischer Änderungen
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Lean Management
  Leitfaden zur Einführung schlanker Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse
• Vertriebssteuerung
  Leitfaden zur Entwicklung von organischem Wachstum in globalen Märkten

News

• Meilensteinmodelle zur Erhöhung der Nachhaltigkeit bei Auftragsabwicklungsprojekten
• Reduzierung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten durch die Reorganisation des Auftragsabwicklungsprozesses
• Steigerung der Kundenzufriedenheit und Erzielung vertriebsbedingter Wettbewerbsvorteile durch Prozessorientierung