Optimierung des Einkaufs und Senkung der Sach- und Dienstleistungskosten bei einer Geschäftsbank

Ausgangssituation

Der Einkauf einer großen deutschen Geschäftsbank war Gegenstand des Projektes. Die Einkaufsaktivitäten waren in einer eigenständigen Einkaufsgesellschaft organisiert. Neben den Einkaufstätigkeiten für den Konzern tätigte die Gesellschaft über einen Marktplatz Einkaufsaktivitäten für Drittkunden. Dieser erwirtschaftete ein defizitäres Geschäftsergebnis. Der Mutterkonzern nutzte die Gesellschaft lediglich als operativen Abwickler. Im Rahmen der Reorganisation wurde die Gesellschaft als neuer Geschäftsbereich Einkauf in den Konzern eingegliedert und neu aufgestellt. Es konnten Optimierungspotenziale sowohl für den strategischen als auch den operativen Einkauf erschlossen werden.

Vorgehensweise

Die Vorgehensweise gliederte sich in vier Hauptphasen, wobei am Ende jeder Phase eine Präsentation der Ergebnisse vor einem Lenkungsausschuss erfolgte. Die Vorgehensweise war durch eine hohe Mitarbeiterorientierung und Umsetzungsorientierung gekennzeichnet.

In der Analysephase wurde die drei wichtigsten Einkaufsstandort auditiert und die Einkaufsaktivitäten sowie die Einkaufsorganisation bewertet. Es wurden die Einkaufsvolumen, Einkaufsgüter und die Lieferantenstruktur untersucht. Hierzu wurde das Instrument der Einkaufspotentialanalyse (EPA) eingesetzt. Schwächen in der Beschaffungsstrategie und der Einkaufsdurchdringung im Konzern wurden identifiziert. Des Weiteren wurde die Einkaufsorganisation auf Effizienz und Effektivität hinsichtlich des Personalverwendung und der Einkaufsperformance untersucht. Verschiedene Instrumente zur Organisationsbewertung, wie Schnittstellenanalyse, Funktions- und Leistungsanalyse sowie Szenariotechnik, wurden verwendet. Als Ergebnis wurden eine zu geringe Einbindung des Einkaufs, eine Zersplitterung der strategischen Einkaufsaktivitäten sowie eine Fehlallokation der Personalressourcen festgestellt.

Aufbauend auf den Analyseergebnissen erfolgte in der Konzeptphase die Abschätzung von Zielpotenzial differenziert nach Materialgruppen. Benchmarks und Hauptansatzpunkte zur Optimierung bildeten die Grundlage für die Potenzialabschätzung. Die Ansatzpunkte umfassten eine umfassende Reorganisation der Einkaufsstruktur und der Einkaufsaktivitäten. Kernpunkte waren eine Aufgabe des Drittkundengeschäfts, die Auflösung der Einkaufsgesellschaft und Reintegration in den Konzern (Bildung eines Geschäftsbereichs Einkauf) sowie die weltweite Bündelung und Neuausrichtung der strategischen Einkaufsaktivitäten.In der Umsetzungsphase wurden je Materialgruppe zusammen mit den Mitarbeitern Einzelmaßnahmen zur Senkung der Einkaufskosten erarbeitet. Ebenfalls wurden Maßnahmen zur Verbesserung des Einkaufscontrolling, der Mitarbeiterqualifikation sowie des Lieferantenmanagements definiert. Zur Bearbeitung wurden 20 Arbeitspakete gebildet.

In der vierten Phase, die in Teilen parallel zur Umsetzungsphase gestartet wurde, erfolgten die aktive Umsetzungsbeleitung und das Ergebniscontrolling. Die Aktivitäten wurden schrittweise vollständig auf den neu gebildeten Geschäftsbereich Einkauf übertragen.

Ergebnisse

Es konnte eine Reduzierung der Sach- und Dienstleistungskosten von 9% bezogen auf das untersuchte Beschaffungsvolumen erzielt werden. Dies entspricht einem zweistelligen Millionenbetrag. Innerhalb von 12 Monaten wurden 65% des Potenzials mit Einzelmaßnahmen hinterlegt. 35% des Potenzials wurden in den ersten 12 Monaten bilanzwirksam erschlossen.Qualitative Verbesserungen wurden erzielt bei / durch:

• der Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und dem Einkauf und Verbesserung der Schnittstellen
• der Qualifikation und dem Know-how der Einkaufsmitarbeiter
• der Transparenz über das Beschaffungsvolumen (Aufbau Einkaufscontrolling)
• Vermeidung von Maverick-Buying und frühzeitige Einbindung des Einkaufs
• Bündelung des Einkaufsvolumens
• Stärkung des strategischen Einkaufs (effektiver Personaleinsatz)
• Aufbau eines Lieferantenmanagement-Programms

Weiterführende Literatur:

• Finanzdienstleister: Leitfaden zur Implementierung schlanker Prozesse und Strukturen
• Buch: Einkaufspotenzialanalyse
• Leitfaden Einkaufscontrolling
• Leitfaden Einkaufspotenzialanalyse