Qualifikationsoffensive im Einkauf
[28.11.2005]
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Ausgangssituation
Das betrachtete Unternehmen ist ein Systemlieferant für Nutzfahrzeuge. Das Geschäftsfeld ist in zwei Unternehmenssparten getrennt, die weltweit und unabhängig agieren. Das Beschaffungsvolumen wird durch zwei zentrale, eigenständige Organisationseinheiten am Hauptsitz in Deutschland gesteuert, darüber hinaus bestehen Procurement Offices an den wesentlichen internationalen Fertigungsstandorten. Das Beschaffungsprogramm von Sparte eins weist Seriencharakter auf, Sparte zwei ist charakteristisch als Kleinserien- bzw. Projektgeschäft zu bezeichnen. Um die sehr anspruchsvollen Unternehmensziele erfüllen zu können wurden ein Vielzahl von Verbesserungsmaßnahmen in unterschiedlichen Bereichen durchgeführt. Im Bereich der Beschaffung wurden weit reichende Reorganisationsmaßnahmen und intensive Prozessoptimierungen durchgeführt, die Nutzung von Instrumenten des Electronic Sourcing intensiviert sowie ein systematisches Einkaufscontrolling implementiert.
Vorgehensweise
Um das Leistungsniveau der Beschaffung und das Qualifikationsniveau der Beschaffungsmitarbeiter festzustellen wurde ein umfangreiches Audit durchgeführt. Im Rahmen dieser Audits wurden Gruppenarbeiten durchgeführt, Verhandlungssituationen simuliert und Einzelinterviews ausgewertet. Als Ergebnis wurde eine Übersicht über das Leistungsniveau der Beschaffungsmitarbeiter erstellt. Dabei wurden sowohl die Fähigkeiten in ´hard skill´-Bereichen wie Verhandlungsführung und Methodenkenntnis sowie weiche Faktoren wie Leadership-Fähigkeiten, Kommunikation- und Teamfähigkeit beurteilt.
Aufbauend
auf dem festgestellten Qualifikationsniveau wurde ein sowohl
unternehmens- als auch bereichsspezifisches Schulungskonzept
erarbeitet. In der Abbildung ist die Ableitung spezifischer
Schulungsanforderungen ausgehend von der Beschaffungsstrategie
dargestellt.
Dabei wurden die Schulungsgruppen in Einkäufer und Einkaufsmanager getrennt. Die vier Haupt-Schulungsmodule waren:
- Methoden und Instrumente zur Problemlösung
- ´Finance in Purchasing´ sowie finanzwirtschaftliche Lieferantenbewertung
- Vorbereitung der Entscheidungsfindung
Den Schulungsschwerpunkt bildeten die Methoden und Instrumente, der Einsatz von Techniken der Problemlösung hilft maßgeblich bei der Instrumentenauswahl. Mit Basiswissen in Finance für Einkäufer steigt die Beurteilungsfähigkeit von Einkäufern die Auswirkungen von Maßnahmen auf den Unternehmenserfolg zu bewerten und die finanzielle Ertrags- und Innovationskraft von Lieferanten zu beurteilen. Für die Vorbereitung der Entscheidungsfindung sind mögliche Alternativen zu erarbeiten und Methoden zu Bewertung von Lösungsoptionen einzusetzen. Mögliche Potentiale aber auch Risiken können so systematisch analysiert und bewertet werden. Die Qualität der getroffenen Einkaufsentscheidungen steigt.
Die folgende Abbildung betont die vermaschte Umsetzung der Schulungsblöcke. Von besonders hoher Bedeutung war die Vermittlung der Inhalte über direkt nachvollziehbare Fallbeispiele und die Anwendung der Inhalte in Kleingruppen durch die Teilnehmer.
Ergebnis
Mit der vorgestellten Vorgehensweise wurden innerhalb von ca. zwei Monaten über 100 Einkäufer und Einkaufsmanager in modernen Einkaufsmethoden geschult. Im Anschluss an die ´hard-skills´ Training wurden weitere Schulungsprogramme in den Bereichen ´soft-skills´ wie Teamführung und -kommunikation, Verhandlungstechniken und Vorgehensweise zur Konfliktlösung.
Der Lernfortschritt der Teilnehmer wurde über schulungsbegleitende Test dokumentiert. Nach anfänglichen Misstrauen gegenüber der Auswertung wurden die Tests von den Teilnehmern jedoch als ausgesprochen positiv aufgenommen. Sämtliche Schulungsgruppen konnten innerhalb von 2 Monaten durchgeführt werden. Nach Rücksprache mit Einkaufsverantwortlichen ist drei Monate nach Durchführung der Schulung der Methodeneinsatz deutlich gestiegen und die Maßnahmen zur Erzielung von Materialkostensenkungen werden systematisch bearbeitet.
Die Teilnehmer selbst beurteilen die Schulung ebenfalls positiv. "Im täglichen Wettbewerb mit Konkurrenten um die besten Lieferanten sowie bei der Ableitung und Umsetzung von Beschaffungsstrategien ist jeder Wissensvorsprung Gold wert."