Steigerung des Automatisierungsgrades im operativen Einkauf durch E-Sourcing

Das betrachtete Unternehmen ist eines der führenden deutschen Chemieunternehmen. Die Einkaufsstrategie ist die Erreichung des Best-Practice im Einkauf. Zur Erlangung des Best-Practice wurden neben der Reorganisation, Methodenschulungen und der Einführung und Umsetzung von Advanced Negotiation Concepts Effizienzsteigerung im operativen Bereich als Zielsetzung definiert.

Im Rahmen des Projektes wurden parallel die Systemlandschaft und der Nutzungsgrad von eProcurement Systemen durch den Einkauf analysiert sowie ein Benchmarking der wichtigsten Einkaufs KPIs sowie der eProcurement KPIs durchgeführt. Bei der Analyse der vorhandenen Tools und Methoden im eProcurement konnte eine weitgehende Systemabdeckung identifiziert werden. Die Nutzung der Systemlandschaft war in vielen Bereichen unzulänglich. Die Analyseergebnisse spiegelten sich im weiteren Verlauf in den Benchmarkergebnissen wider. Im operativen Einkauf konnten Defizite identifiziert werden, die sich beispielsweise an der geringen Rahmenvertragsquote zeigten. Der geringe Durchdringungsgrad von Rahmenverträgen führt im operativen Einkauf zu erheblich höherem manuellem Aufwand. Dadurch verzeichnete das Unternehmen auch eine im Benchmarkvergleich wesentlich niedrigerer Quote der Bestellungen/Mitarbeiter. Zudem wurden selbst bei Rahmenverträgen automatische Bestellungen durch den Bedarfsträger geblockt und der Automatisierungsgrad war im Vergleich zu Best Practice um 30% niedriger. Eine weitere wichtige Kennzahl des eProcurements ist der Nutzungsgrad von Katalogen und von pCards, da durch den Aufbau beider Systeme Prozesskosten erheblich gesenkt werden können – ohne großen Einfluss auf das Einkaufsvolumen zu haben.

Über eine Prozessanalyse im operativen Einkauf, wurde aufgezeigt, dass C-Teile im betrachteten Unternehmen, die via Katalog oder pCard bezogen werden könnten lediglich für 5% des Einkaufsvolumens verantwortlich waren, aber für 50% des Aufwandes im operativen Einkauf.

Über das eProcurement Portfolio konnten teile- und bestellvorgangsspezifische Strategien abgeleitet werden und der Weg aufgezeigt werden, um den Automatisierungsgrad im Einkauf auf über 80% anzuheben. Nach Umsetzung der Maßnahmen wurde ein Produktivitätspotenzial im operativen Einkauf von über 30% identifiziert. Über die Anbindung der Lieferanten an das Unternehmen und die Einführung einer pCard konnten weitere erhebliche Potenziale in angrenzenden Bereichen wie das Accounting identifiziert werden.

Weiterführende Literatur

• E-Technologien
  Leitfaden zum Einsatz von E-Technologien in der Wertschöpfungskette
• Einkaufscontrolling
  Leitfaden zur Messung von Einkaufserfolgen
• Electronic Sourcing
  Leitfaden zur Nutzung von IT-Systemen für die Beschaffung