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Vorgehensweise bei der ERP-Einführung

[08.10.2012]

Foto: alphaspirit / fotolia.com
Die ERP-Einführung erfordert einen durchgängigen Gestaltungsprozess zur optimalen Synchronisation von organisatorischen Anforderungen und ERP-Systemfunktionalitäten mit dem Ziel der Ausschöpfung sämtlicher mit dem ERP-System verbundener Potenziale.

Systematischer Gestaltungsprozess der ERP-Einführung

ERP-Systeme beinhalten betriebswirtschaftliche Software zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen. Sie sind für die effiziente Gestaltung von Prozessabläufen von überragender Bedeutung und leisten einen wesentlichen Beitrag zur organisatorischen Produktivität von Unternehmen. In den letzten Jahren wurden immer leistungsfähigere ERP-Systeme entwickelt und angeboten. Viele Unternehmen beabsichtigen daher, Investitionen in neue ERP-Software zu tätigen, um die Ausschöpfung ihrer Leistungspotenziale zu erhöhen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Allerdings stellt die ERP-Einführung keine triviale Angelegenheit dar. Hier können bereits im Vorfeld erhebliche Fehler begangen werden, die in vielen Unternehmensbeispielen zum Scheitern von ERP-Projekten beigetragen haben. Da für ERP-Systeme erhebliche finanzielle Mittel bereitgestellt werden müssen, besteht ein hohes Risiko für Fehlinvestitionen und Kapitalvernichtung. Es empfiehlt sich daher die Durchführung eines systematischen Gestaltungsprozesses zur optimalen Verankerung des neuen ERP-Systems in der Unternehmensorganisation. Diese Vorgehensweise wurde von TCW bereits bei mehreren Unternehmen erfolgreich verprobt und lässt somit Schlüsse auf die Erfolgsfaktoren der ERP-Einführung zu.

Vorgehensweise zur ERP Einführung

Abbildung 1: Vorgehensweise zur ERP Einführung

Ziele und Hauptaufgaben der ERP-Einführung

Das Ziel der ERP-Einführung liegt in der schnellen Implementierung von Softwarekomponenten zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Je zügiger die ERP-Implementierung vonstatten geht, desto schneller amortisieren sich die Kosten der ERP-Einführung in Form von Leistungs- und Effizienzsteigerungen. Hierbei sollte beachtet werden, dass nur die simultane Betrachtung von organisatorischen und systemtechnischen Aspekten die gewünschten Effekte zeitigt.

In einem ersten Schritt müssen die organisatorischen Anforderungen an das neue System erhoben werden. Dazu zählt nicht nur eine vollständige Ist-Analyse der von der Systemeinführung betroffenen Geschäftsprozesse, sondern auch die Definition eines Soll-Gerüstes für eine schlagkräftige und effektive Organisationsstruktur. Defizite in Prozessabläufen sind im Vorfeld einer ERP-Einführung zu beseitigen, um die Softwarekomponenten auf eine kunden- und marktgerechte Ablaufstruktur ausrichten zu können. Hierzu müssen Ziele und Vorgaben gesetzt, Workshops durchgeführt und die Ergebnisse in Form eines Umsetzungscontrollings nachgehalten werden. Im Anschluss wird ein Anforderungskatalog aufgestellt, in welchem die relevanten Auswahlkriterien für die neue ERP-Software zusammengestellt werden. Hier fließen alle systembezogenen Anforderungen ein, die sich auf Abdeckungsgrad der Prozessmerkmale, Kosten und Nutzen der ERP-Software, Auswahlprozess, Zusammenarbeit mit dem ERP-Hersteller und den Einführungszeitraum beziehen. Im Mittelpunkt dieser Phase steht die Aufrechterhaltung des normalen Geschäftsbetriebs während der Ablösung des alten durch das neue ERP-System.

Ablösung durch ERP-System

Abbildung 2: Hauptaufgaben der ERP-Einführung

Nach erfolgter systemtechnischer Implementierung ist der Gestaltungsprozess allerdings noch nicht abgeschlossen. Jetzt müssen die Anstrengungen darauf gerichtet werden, die Maximierung des Durchdringungsgrads der ERP-Software entlang der Geschäftsprozesse zu erreichen. Neben gezielten Qualifizierungsprogrammen für die Mitarbeiter liegt der Fokus auf der Institutionalisierung eines umfassenden ERP-Managements. Themenschwerpunkte sind die Einrichtung eines Änderungs- und Problemlösungsmanagements, die Beschleunigung des Know-How-Transfers und eine kontinuierliche Systemoptimierung. Zu fest definierten Zeitpunkten werden die betriebswirtschaftlichen Effekte in Form von Meilensteinergebnissen nachgehalten. Bei Abweichungen von den gesetzten Zielvorgaben werden unmittelbar Abstellmaßnahmen eingeleitet. Auf diese Weise wird ein effektives Fortschrittscontrolling der Projektergebnisse sichergestellt.

Potenziale durch empfohlene Vorgehensweise

Abbildung 3: Potenziale

Potenziale

Die Potenziale manifestieren sich in quantitativen und qualitativen Verbesserungen der Leistungsperformance des Unternehmens. Durch die synchrone Optimierung von Organisationsstrukturen, Prozessabläufen und ERP-Funktionen können quantitativ messbare Leistungskennzahlen optimiert werden. Durch die Realisierung einer schlanken Organisations- und Prozessgestaltung werden Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten reduziert und Produktivitätssteigerungen erreicht. Diese summieren sich auf etwa 29%. Transparente Strukturen führen zu verbesserter Prozesseffizienz und Schnittstellenqualität. Redundanzen in Prozessabläufen und Doppelarbeiten werden vermieden. Qualitative Verbesserungen ergeben sich durch einen reibungslosen Projektablauf mit dem Ziel einer zügigen ERP-Systemimplementierung. Hierdurch lässt sich der Umsetzungserfolg des ERP-Projektes signifikant erhöhen. Durch das stringente Vorgehen lässt sich die Projektlaufzeit bezogen auf Auswahl um bis zu 44% und bezogen auf Implementierung um bis zu 33% reduzieren.

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