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Entwicklung und Roll-Out eines unternehmensweiten Geschäftsprozessmodells

[26.09.2008]

Foto: yoshitaka / fotolia.com

Effiziente und schlanke Prozesse bilden in Kombination mit einem marktorientierten Produkt- beziehungsweise Dienstleistungsmix den Grundstein für die Wettbewerbsfähigkeit im hart umkämpften IT-Dienstleistungssektor. In Kombination mit einer kennzahlenbasierten Prozesssteuerung zur Zielverfolgung und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz erzielt werden. Das betrachtete Unternehmen ist eine der führenden IT-Finanzdienstleister und ging gestärkt aus der Konsolidierungs- und Fusionswelle der letzten Jahre hervor. Für die nahe Zukunft ist allerdings absehbar, dass eine weitere Marktkonzentration bevorsteht. Unter Berücksichtigung der Unternehmensentwicklung sollte das bestehende Geschäftsprozessmodell vereinheitlicht und den Markterfordernissen angepasst werden. Darüber hinaus sollte ein Kennzahlensystem entwickelt werden.

Ziel des Projektes war es, das bestehende Geschäftsprozessmodell unternehmensweit zu vereinheitlichen und unter Berücksichtigung des Branchenstandard ITIL (IT Infrastructure Library) weiterzuentwickeln beziehungsweise Prozesse neu zu modellieren. In diesem Zusammenhang wurden die Geschäfts- und Hauptprozesse standardisiert beschrieben und mit Informationen aus der darunterliegenden Sub-Prozessebene ergänzt. Somit konnten diese aufgelöst werden. Für die Kernarbeitsschritte der Hauptprozesse wurden Kennzahlen abgeleitet, die eine Messung der jeweiligen Zielerreichung und des Reifegrades ermöglichen. Basierend auf den bereitgestellten Daten und den Workshops mit den beteiligten Abteilungen wurden Handlungsfelder zur Qualitätsverbesserung ausgearbeitet, die in weiterführende Projekte gebündelt wurden.

Die Vorgehensweise wurde in vier Schritte gegliedert, die wiederum die Basis für die Workshops mit den betroffenen Abteilungen bildeten. Vor jedem Workshop wurde durch das Kernteam - bestehend aus TCW-Beratern, unternehmensinternen Prozessberatern und Controllern - die Ausgangslage mittels Expertengespräche detailliert beurteilt und daraus ein optimaler Ablauf für den jeweiligen Abteilungsworkshop abgeleitet. Die Vorgehensweise wurde im Rahmen des Pilotprozesses erprobt und auf die folgenden Geschäftsprozesse übertragen. Dies bildete die Grundlage für die effiziente Neumodellierung und Standardisierung der Hauptprozesse und Kennzahlen.

Durch die gemeinsamen Anpassungen im Prozessmodell konnten die einzelnen Prozessschritte auf die aktuellen Schwerpunkte in den betroffenen Bereichen zugeschnitten werden, was eine stärkere Identifikation der Abteilungsmitarbeiter mit den eigenen Prozessen zur Folge hat. Neu erarbeitete Hauptprozesse wurden auf Basis der aktuellen Tätigkeiten der Bereiche - unter Berücksichtigung der betrieblichen Vorgaben - modelliert. Die Prozesse wurden auf Konformität mit Industriestandards wie zum Beispiel ITIL überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Das gesetzte Ziel die Ebene der Subprozesse komplett aufzulösen, konnte erreicht werden, ohne wichtige Informationen dem Prozessmodell zu entnehmen. Für die Bereichssteuerung wurden neue Kennzahlen definiert und mit den bisherigen Kennzahlen aus der Unternehmenssteuerung abgestimmt. Auf Basis der verknüpften Leistungsbündel mit den überarbeiteten Prozessen und den entsprechenden Kennzahlen können die Abteilungsleiter die Prozesse effizient steuern und den Reifegrad kontinuierlich verbessern. Das gemeinsam mit den Führungskräften erarbeitete Geschäftsprozessmodell wird durch die Bereichs- und Abteilungsleiter sukzessive in das gesamte Unternehmen getragen. Damit ist das Unternehmen für eine weitere Marktkonzentration gerüstet und kann seinen entscheidenden Wettbewerbsvorteil ausbauen.

Weiterführende Literatur:

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