Optimierung von Geschäftsprozessen bei Ingenieurdienstleistern

Die Problematik und Zielsetzung

Die Prozessabläufe bei Ingenieurdienstleistern sind häufig historisch gewachsen und nicht nach Effizienzgesichtspunkten gestaltet. Die Optimierung von Kerngeschäftsprozessen und die Erschließung von Kostensenkungspotenzialen gilt somit als Hebel um die Wettbewerbsfähigkeit von Ingenieurdienstleistern zu steigern. Vor allem gilt es die Mitarbeiter von nicht-wertschöpfenden und administrativen Tätigkeiten zu entlasten sowie die Schnittstellen und unterstützenden Instrumente (z. B. Checklisten, Formblätter, Kalkulationshilfen) zu verbessern um die Prozessbearbeitung reibungsloser und effizienter darstellen zu können. Bisher wurden die Abläufe bei Ingenieurdienstleistern schwerpunktmäßig am Tagesgeschäft ausgerichtet. Eine ganzheitliche Prozessstrategie um fehlerfreie und schnelle Prozessabläufe zu erreichen, wurde nicht verfolgt. Demnach gilt es Standardprozesse mit definierten Quality Gates und klaren Schnittstellenbeziehungen zu definieren und zu implementieren. Durch die Neukonzeption der Prozessabläufe wird eine Kapazitätsentlastung der Mitarbeiter und eine abteilungsübergreifende Kapazitätsglättung bei Arbeitsspitzen, eine Verbesserung Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, eine Verringerung der Fehleranzahl und Schleifenbildung in den Prozessen sowie eine Verbesserung der Prozessstabilität und –qualität erreicht.

Das Konzept der Prozessreorganisation

Die Prozessreorganisation beinhaltet eine umfassende und auf das betrachtete Unternehmen zugeschnittene Analyse der unternehmerischen Prozesse und Strukturen. Insbesondere werden die

• Unternehmensdaten
• Produkte
• Prozesse
• Organisation
• Führung
• Mitarbeiter
  
• Innovationskraft

im Detail untersucht.

Die Auswahl der Schwerpunkte in den einzelnen Unternehmensbereichen erfolgt je nach Unternehmenssituation. Durch die Analyse der allgemeinen Unternehmensdaten können die Rahmenbedingungen für die Prozessbearbeitung ermittelt werden. Mit diesem Vorgehen wird ein Top-down-Ansatz verfolgt. Dieser wird mit dem Bottom-up-Ansatz der Prozessanalyse kombiniert.

Die Vorgehensweise

Die Vorgehensweise umfasst die drei Arbeitspakete Analyse der Ist-Prozesse und Durchführung von Interviews, Konzeption eines Prozesshauses sowie die Prozessoptimierung und Erarbeitung der Soll-Prozesse. Zu Projektbeginn erfolgt die Festlegung der Projektorganisation und der Arbeitsteilung zwischen den am Projekt beteiligten Bereichen und Ansprechpartnern. Im Anschluss daran erfolgt die Aufnahme der IST-Prozssesse. Diese wird in mehrtägigen Arbeitsworkshops unter Beteiligung der am Prozess mitwirkenden Mitarbeiter durchgeführt. Die Aufnahme der IST-Prozesse wird in vier wesentlichen Schritten durchgeführt.

Abbildung 1: Systematik bei der Aufnahme der IST-Prozesse

Zunächst erfolgt die Aufnahme der Hauptprozesse. Hierzu wird eine Prozesslandkarte erstellt um die Hauptphasen der Prozessbearbeitung des Ingenieurdienstleisters abbilden zu können. Die Prozesslandkarte dient als Gliederungshilfe und als Grundlage für die Durchführung der weiteren Prozessoptimierung. Im Anschluss daran erfolgt die Aufnahme der Detailprozessschritte in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Ingenieurdienstleisters. Als Baisis für die Prozessoptimierung werden unmittelbar im Workshop die Inhalte und Problemfelder je Prozessschritt erhoben. Im Anschluss daran erfolgt die gemeinschaftliche Erarbeitung von Lösungsansätzen und einer Vorgehensweise zur Umsetzung.

Als weitere Stukturierungs- und Orientierungshilfe für die Mitarbeiter eines Ingenieurdienstleisters bietet es sich an, die Prozesse in einem Prozesshaus zu gliedern. Hierbei werden die Prozesse in ihre Prozessarten wie Führungs-, Leistungs- und Unterstützungsprozesse unterteilt. In diese Ebenen werden die Prozesslandkarten der Workshops integriert.

In der letzen Phase des Projektserfolgt die Gestaltung der neuen Prozessabläufe. Es werden optimierte Standardabläufe inklusive klarer Schnittstellendefinitionen implementiert. Zusätzlich erfolgt die Festlegung von Optimierungsmaßnahmen zur Erschließung von Kostensenkungspotenzialen und zur Schaffung von Kapazitätsfreiräumen. Die Umsetzungsplanung mit Verantwortlichen und einer entsprechenden Zeitplanung wird ebenfalls erarbeitet. Sofern Schulungsbedarf zur Umsetzung besteht, wird ein Schulungskonzept mit Schulungsplan erarbeitet.

Abbildung 2: Konzeption optimierte Standardabläufe inklusive klarer Schnittstellendefinitionen.

Ergebnisse

Das Konzept der Optimierung von Geschäftsprozessen bei Ingenieurdienstleistern ermöglicht die Erreichung erheblicher Einsparpotenziale und Leistungssteigerungseffekte, die sich in den Kennzahlen der Bearbeitungs- und Durchlaufzeit darstellen lassen. Durch die Schaffung von klaren Prozessstandards und durch ein nachhaltiges Prozesscontrolling lassen sich die Prozesse wesentlich schlanker und fehlfreier darstellen. Bei bisher durch das TCW durchgeführten Projekten konnte die Bearbeitungszeit um durchschnittlich 30% reduziert werden.

Abbildung 3: Einsparpotenziale und Leistungssteigerungseffekte am Beispiel der Kennzahlen der Bearbeitungszeit

 

Beratungsprodukte

• 5-Tages-Audit
• Best Practice Check
• Funktions-und-Leistungsanalyse
• Personal- und Organisationsbenchmarking

Weiterführende Literatur zum Thema Komplexität

• Durchlaufzeit-Halbe
  Leitfaden für Wertschöpfungs- und Geschäftsprozesse
• Geschäftsprozessorganisation
  Geschäftsprozessorganisation Konzepte und Fallstudien