Konzepte und Lösungen von morgen

Standortübergreifende Prozessoptimierung und Auswahl eines ERP-Systems

[28.04.2009]

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Eine dynamische, durch Akquisen geprägte Wachstumsentwicklung bei einem mittelständischen Unternehmen der Kunststoffverarbeitung machte eine standortübergreifende Reorganisation der Prozesse sowie der IT-Unterstützung erforderlich. Die Zielsetzung des Projektes lag in einer detaillierten Analyse und Optimierung der Auftragsabwicklungsprozesse und in der Auswahl eines geeigneten, gruppenweiten ERP-Systems, um die mittelfristige Transformation des Unternehmens zum Serienfertiger einzuleiten.

Problemstellung und Zielsetzung

Im Rahmen der Auditierung der einzelnen Standorte der Unternehmensgruppe konnten Schwachstellen in vielfältigen Unternehmensbereichen identifiziert werden. Die hohe Schnittstellenintensität, ungeklärte Verantwortlichkeiten, vielfältige Medienbrüche sowie funktional organisierte Strukturen wiesen auf Defizite in der Prozessorientierung hin. Die bestehenden ERP-Systeme innerhalb der Unternehmensgruppe waren durch standortspezifische, lokale Lösungen gekennzeichnet. Insgesamt war die vorgefundene Prozess- und Systemlandschaft durch Heterogenität sowie durch sehr unterschiedliche Reifegrade geprägt.

Das Ziel der Projekttätigkeit bestand in der Prozessoptimierung der Auftragsabwicklung sowie der Durchführung vorbereitender Maßnahmen zur Einführung eines ERP-Systems. Zu diesem Zweck wurden an allen Standorten die bestehenden Auftragsabwicklungsprozesse analysiert und abgebildet, sodass Verbesserungsmaßnahmen formuliert werden konnten. Weiterhin wurden in Kooperation mit den beteiligten Workshopteilnehmern idealtypische Soll-Prozesse skizziert, welche durch die zügige Umsetzung von definierten Sofortmaßnahmen implementiert wurden. In einem weiteren Schritt wurden die jeweiligen Bereichsanforderungen an ein konsistentes ERP-System formuliert, sodass die Grundlagen für eine zügige und strukturierte Einführung einer unternehmensgerechten ERP-Softwarelösung geschaffen wurden. Hierzu waren die Aufnahme der System- und Kundenanforderungen und der Vergleich mit den Funktionalitäten zeitgemäßer ERP-Lösungen erforderlich.

Vorgehensweise

Die Vorgehensweise gliederte sich in die zwei Module "Prozessoptimierung" sowie "Auswahl eines ERP-Systems", die parallel bearbeitet wurden. In der Vorphase wurden die relevanten Geschäftsprozesse aufgenommen und analysiert sowie die Ziele und das Projektkonzept abgeleitet. In der Startphase wurde ein Grob-Lastenheft erstellt, welches die Anforderungen des Unternehmens an die ERP-Anbieter beinhaltete. Der Auswahlprozess für eine geeignete ERP-Lösung basierte auf einem systematischen Trichtermodell. Unter 150 ERP-Anbietern auf dem deutschen Markt fand eine Vorauswahl von 13 Anbietern statt. Diese basierte auf den Auswahlkriterien Marktanteil, Reputation, Unternehmensgröße, Umsatz sowie Kundenzufriedenheit. Die hierfür benötigten Daten wurden im Rahmen einer Marktrecherche unter Einbeziehung einer externen Datenbank, des Internets sowie von Publikationen generiert. Die detaillierte Bewertung der 13 Anbieter fand auf Basis umfangreicher Checklisten und TCW-interner Anbieterpräsentationen statt. Die Grundlagen des Bewertungsprozesses waren Checklisten zu Features, Standardfunktionen und lokalen Anforderungen, IT-Anforderungen und Mengengerüsten der Standorte sowie die Prüfung strategischer Kriterien im Rahmen der TCW-internen Anbieterpräsentationen.

Auf Grundlage einer umfassenden Bewertungsmatrix wurde eine Shortlist mit fünf potenziellen ERP-Anbietern generiert und für die jeweiligen Kandidaten steckbriefartige Bewertungsprofile als Entscheidungsvorlage erstellt. Da die Gesamtkosten einer ERP-Implementierung in der Regel deutlich unterschätzt werden, wurden diese im Rahmen eines systematischen Projektmanagements erfasst. Außerdem wurde der gewünschte Zentralisationsgrad der ERP-Lösung bereits vor der Implementierung definiert, da er maßgeblich die Implementierungsstrategie sowie die Vorgehensweise beim Roll-out der ERP-Lösung bestimmt.

Ergebnisse

Die Ergebnisse des gruppenweiten Optimierungsprojektes lagen in der Reduzierung der Durchlaufzeiten der Auftragsabwicklung von teilweise über 30%, in einer sachgerechten Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie in einer deutlichen Erhöhung der Prozessrobustheit. Prozesse konnten integriert und Medienbrüche vollständig eliminiert werden. Sämtliche Geschäftsprozesse wurden an den Anforderungen des neuen ERP-Systems ausgerichtet. Hierdurch konnte die Entscheidungsunterstützung für das Management deutlich verbessert werden. Zukünftige Herausforderungen für die Unternehmensgruppe wie die Kombination organischen Wachstums mit gezielten Akquisitionen, neue Geschäftsmodelle und strategische Partnerschaften sowie Veränderungen des Marktumfeldes konnten lediglich mit der ausgewählten ERP-Gruppenlösung bewältigt werden.