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Optimierung des internationalen Verleihs von Spezialwerkzeugen

[01.12.2008]

Foto: coramax / fotolia.com

Die Reaktion von Unternehmen auf ein immer anspruchsvolleres Kundenverhalten ist die Entwicklung immer innovativerer und verbesserter Produkte. Damit steigt die Komplexität der Konstruktionen und Konstruktionsgruppen, aus denen neue Produkte hervorgehen. Als weitere Folge steigt auch die Komplexität der an die Produktpalette angegliederten Dienstleistungsprozesse, was in einem konkreten Beispiel zu einem Projekt zur Optimierung des Verleihs von Spezialwerkzeugen für den Service führte.

Das TCW wurde mit der Optimierung der logistischen und vertrieblichen Voraussetzungen für den Werkzeugverleih innerhalb einer internationalen Serviceorganisation beauftragt. Der Kunde gehört zu einem der innovativsten Unternehmen der Branche und die fortschreitende Entwicklung seiner Produkte ist geprägt von einer zunehmenden Komplexität der einzelnen Komponenten. So wurden die Bauteile der Produkte zunehmend anspruchsvoller und komplizierter. Zudem sollte die damals bestehende Produktpalette in den kommenden Jahren erheblich erweitert werden.

Um einen fachgerechten Service der Produkte für den Kunden zu gewährleisten war es notwendig, Spezialwerkzeuge für die Wartung und Instandsetzung der Produkte herzustellen. Die meisten dieser Spezialwerkzeuge wurden nur für einen spezifischen Einsatzzweck konstruiert, mussten aber, um eine Verfügbarkeit sicherzustellen, bei den Vertragshändlern vorgehalten werden. Der Vertrieb der Spezialwerkzeuge an den Vertragshändler erfolgte in der Ausgangssituation nur über einen Verkauf. Manche der Spezialwerkzeuge wurden für die Vertragshändler zwingend vorgeschrieben um die Kundenzufriedenheit über einen fachgerechten Service sicherzustellen. Für selten benötige Spezialwerkzeuge gab es keine eindeutige Regelung. Die Vertragshändler in den einzelnen Vertriebsorganisationen verständigten sich hierzu untereinander.

Die im Rahmen der Produkt- und Marktoffensive gestiegene Vielfalt an Spezialwerkzeugen und die steigenden Kosten, sei es in der Entwicklung oder beim Material, führte zu einer stetig steigenden finanziellen Belastung für die Vertragshändler, so dass über einen neuen Umgang mit den Spezialwerkzeugen nachgedacht werden musste. Ziel des TCW-Projektes war es, die Möglichkeit eines Verleihs der Spezialwerkzeuge an die Vertriebsorganisation zu untersuchen und ein entsprechendes Konzept zu erarbeiten. Dies sollte zu einer zukünftigen finanziellen Entlastung der Vertragshändler führen, ohne sich negativ auf den Kundenservice auszuwirken. Zudem galt die Prämisse, dass jedes Werkzeug innerhalb von 24 Stunden zur Verwendung bereitstehen müsse, um die Kundenzufriedenheit nicht negativ zu beeinflussen.

Ausgangsbasis für die Konzepterstellung waren mehrere Benchmark-Analysen mit den horizontalen Wettbewerbern des Kunden. Zudem wurde im Laufe der Untersuchungen ersichtlich, dass in einigen Vertriebsgesellschaften bereits ein eigens entwickelter Verleih für Spezialwerkzeug existierte, der aber keinem einheitlichen Standard folgte. Die einzelnen Märkte wurden untersucht und der Ist-Zustand analysiert. Der konzeptionelle Ansatz in der Entwicklung des Verleihkonzepts beruhte darauf, Erkenntnisse über eventuelle Häufigkeiten und Notwendigkeiten von Spezialwerkzeugen zu erlangen. Die einzelnen Faktoren, die das Spezialwerkzeug aufweisen muss um für einen Verleih in Frage zu kommen, wurden identifiziert und in ein Berechnungsmodell umgesetzt. Als maßgebend für die Klassifizierung innerhalb des Verleihs wurden die Parameter Preis, Nutzungshäufigkeit und Verleihkosten identifiziert. Daraus konnten Aussagen über den Return on Investment oder die Amortisationszeit der Spezialwerkzeuge getroffen werden. Je genauer sich die einzelnen Faktoren bestimmen lassen, umso präziser und definierter lässt sich das Vertriebskonzept bestimmen. Sehr volatil ist der Parameter der Nutzungshäufigkeit. Dieser korreliert sicherlich mit dem bestehenden Produktbestand im Markt. Eine genaue Vorhersage jedoch ist eher schwierig, da hierfür das tatsächliche Ausfallverhalten der einzelnen Bauteile bekannt sein muss. Grundsätzlich gilt: Werkzeuge mit einem niedrigen Preis und mit einer hohen Nutzungshäufigkeit eignen sich nicht für einen Verleih.

Zwei Verleihkonzepte wurden erarbeitet. Die Entscheidung, welches der beiden Verleihkonzepte für welches Spezialwerkzeug gewählt wurde, war abhängig von den Parametern Preis, Nutzungshäufigkeit und Verleihkosten, sowie von den Gegebenheiten des Marktes in der Verleihregion, in welchem das Verleihkonzept implementiert werden sollte. Das erste Verleihkonzept sieht die Möglichkeit eines individuellen Verleihs vor. Dieser beschreibt den Verleih der Werkzeuge zwischen den Vertragshändlern untereinander. Hierzu wurde ein Vertragsentwurf zur standardisierten Kooperation unter den beteiligten Händlern ausgestaltet. Der individuelle Verleih eignet sich primär für Werkzeuge, die robust gegenüber Beschädigung bzw. Toleranzveränderungen sind und die eine sehr geringe Nutzungshäufigkeit aufweisen.

Die weitere Möglichkeit ist der zentrale Verleih. Es wurde definiert, das Spezialwerkzeug an zentralen Stützpunkten vorzuhalten. Hierfür wurde ein externer Dienstleister bestimmt, bei dem der Vertragshändler das benötigte Werkzeug ordern kann. Bei der Rücklieferung des Spezialwerkzeugs besteht die Möglichkeit, das Werkzeug fachgerecht zu warten. Als Sicherheit für eine garantierte Rücklieferung des Werkzeugs und zur Zahlungsabwicklung wurde definiert, dass für den Verleih zunächst der Gesamtpreis für das Werkzeug per Vorauskasse zu entrichten sei. Nach der Rücklieferung des Werkzeugs wird das Konto des Händlers mit dem Geld, abzüglich der Verleihkosten, wieder akkreditiert.

Durch die Einführung der neuen Verleihkonzepte konnten die Transaktionskosten erheblich reduziert werden. Die Vertragshändler wurden finanziell entlastet und die Kundenzufriedenheit durch die rechtzeitige Verfügbarkeit der Werkzeuge konnte gesteigert werden.

Weiterführende Literatur:

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